بالون دماغ برادفورد رقم 0022 – عام جديد، عمليات جديدة

كما يعلم الكثير منكم، لقد تم تسريحي من شركة Harman Professional في 21 ديسمبر 2017. يدور هذا العمود حول ما كنت أفعله منذ ذلك الحين. إذا كنت تبحث عن منشور يتحدث بشكل سيء عن هارمان أو ينشر كل أنواع السم، فاستمر في البحث. هذه المقالة ليست هي المقالة التي تبحث عنها. كما أنني لن أستخدم هذه كمدونتي الشخصية التي تتحدث عن اللعب في الثلج والذهاب إلى السينما... إلخ. تتناول هذه المقالة ما كنت أفعله داخل AVNation.

كما يعلم بعضكم، يأخذ تيم إجازة سنوية خلال موسم الأعياد. هذا العام، ارتكب خطأً. تركني مسؤولاً، بل وفوضني لإجراء تحسينات على جميع عملياتنا . لقد جمعنا على مدى السنوات الست والنصف الماضية عمليات AVNation وإدارة بياناتها بشكل ارتجالي. كنا نضيف ما نحتاجه فقط، وأحيانًا دون التفكير في المستقبل (وهذه طريقة مهذبة للقول إنهم لم يستشيروني). ونتيجة لذلك، تُخزن بيانات متنوعة على خدمات مختلفة أو على قرص صلب خاص بأحدهم. إضافة إلى ذلك، كانت هناك أمور أخرى تشغل بال تيم غير "جنية البرقوق السكرية". كانت لديه اتفاقيات، ومواضيع عروض، ومشاريع، ومدونات، وأفكار عن فريق "الدببة". ارتديتُ زيّ عامل النظافة الرقمي وبدأتُ في التنظيم والتنظيف.

أنا واثق من أننا لسنا الكيان الوحيد الذي يحتاج إلى القيام بهذه العملية، يجب على كل شركة أن تخضع لهذه العملية بشكل منتظم. فهو يحرر الشركات من المستنقع من عبارة "لقد فعلنا ذلك دائمًا بهذه الطريقة". وبدلاً من ذلك، يسمح للناس بالتساؤل: "لماذا نفعل ذلك بهذه الطريقة؟" أعلم من تجربتي أنه في بعض الأحيان يتم تنفيذ برنامج جديد بحيث يعمل تمامًا مثل البرنامج القديم، سواء كان ذلك من أفضل الممارسات أم لا.

كان السؤال الأول الذي طرحته على نفسي هو "بنفسي، ما الذي يجعل القيام بأشياء AVNation أمرًا صعبًا؟" لقد توصلت إلى قائمة. قد تكون بعض هذه المشكلات أيضًا مشكلة في مؤسستك. القائمة كانت أطول مما اعتقدت أنها ستكون. لقد قمت أيضًا بتضمين تعليقات من تيم أثناء قيامنا بتقييم عقود البرامج الخاصة بنا.

1. الاشياء في كل مكان!
   1. فترة ركود
   2. Trello
   3. في Google Drive
   4. Dropbox
   5. الأمازون S3
   6. مواضيع البريد الإلكتروني
   7. في Google Hangouts
   8. دردشة جوجل
   9. تكبير الاجتماعات
   10. أجهزة الكمبيوتر الشخصية للناس
   11. ويكي داخلي
2. جدولة الاجتماعات
3. مساعدة الناس مع البريد الإلكتروني الخاص بهم
4. أدوات التعاون
5. إدارة المهام المشتركة
6. تخطيط المشروع
7. حيث توجد الملفات المصدر
8. من هم الضامنين النشطين
9. إيجاد نطاقات العمل لكل مكتتب
10. تحديد الشعارات الخاصة بكل مكتتب
11. موضوعات الاستطلاع والجدول الزمني
12. ما هو التقويم التحريري
13. توثيق عملية…
    1. تمليك حلقات البودكاست
    2. نشر حلقة
    3. الحصول على تعويض عن الأموال التي أنفقتها
14. توعية أعضاء الفريق الآخرين بأشياء الموقع
15. السماح للآخرين بإخباري عن مشكلات موقع الويب
16. قائمة تيم
    1. قوائم البريد الإلكتروني للنشرات الإخبارية
    2. أداة إدارة الاشتراكات في النشرة الإخبارية
    3. الصفحات المقصودة للروابط في النشرات الإخبارية أو للمناسبات الخاصة الأخرى
    4. مدير علاقات العملاء لجزء المبيعات / الاكتتاب في الشركة
    5. التكامل مع البريد الإلكتروني – من الجميل أن يكون لديك
    6. قوائم التتبع – من الجيد أن تمتلكها
    7. تتبع الصفقات - من الجيد أن يكون لديك

أنا متأكد تمامًا من أن معظم الناس سيجدون قوائم مشابهة عند تقييم شركات أخرى. أعلم أننا لسنا الوحيدين الذين يحاولون حل هذه المشكلات، فهي ليست فريدة من نوعها. لذلك، فعلت ما يفعله أي شخص، لجأت إلى محرك بحث جوجل. في الواقع، أستخدم محرك DuckDuckGo ، والسبب بسيط: "سياسة الخصوصية لدينا بسيطة: لا نجمع أو نشارك أيًا من معلوماتك الشخصية". بدأت البحث عن "برامج التعاون"، و"مشاركة الملفات"، و"التحكم في المراجعات"، و"جدولة المجموعات"، و"قوائم المهام المشتركة".

كان هناك الكثير من الحلول المتاحة عبر المصادر المفتوحة. بدا بعضها واعدًا، وبعضها الآخر لم يكن يستحق الوقت المستغرق لتنزيلها. بعد أن استخدمت أدوات مختلفة في مسيرتي المهنية، ظللت أقارن كل شيء بـ Microsoft Exchange للعديد من الميزات؛ البريد الإلكتروني، جهات الاتصال، التقويم، إدارة المهام، التقويمات المشتركة، المهام المشتركة، جهات الاتصال المشتركة. لقد ذهبت للبحث عن حل Exchange مستضاف. شيء يمكننا تحمله، وهو المكان الذي تكون فيه البرامج كخدمة مفيدة.

كنتُ أستخدم سابقًا بريد Rackspace الإلكتروني لبريدي الشخصي، وكنتُ راضيًا عنه. توقفتُ عن استخدامه عندما عطّلته Apple. أصدرت Apple تحديثًا لنظام iOS، ولم يعد البريد الإلكتروني متاحًا. أعلم أن دعمهم ممتاز، وأعلم أيضًا أنه سيحل مشاكل جدولة المجموعات كجزء من الخدمة. كما كنتُ أعلم أنهم يقدمون خدمة Microsoft Exchange المستضافة. توجهتُ إلى Rackspace لطلب Exchange. ثم جاءت مفاجأة اليوم، فقد أنقذتني SaaS مرة أخرى. بنفس سعر Microsoft Exchange المستضافة، يُمكن الاشتراك في Office 365 المستضافة، بما في ذلك Exchange وSharePoint 365، يُمكنك الاطلاع على التفاصيل هنا.

لقد قمت بمراجعة قائمتي ومقارنتها بالتطبيقات الموجودة في Office 365.

1. الاشياء في كل مكان! - OneDrive، 1 تيرابايت لكل مستخدم
2. جدولة الاجتماعات – تبادل التقويم
3. مساعدة الأشخاص في بريدهم الإلكتروني – emailhelp.rackspace.com
4. أدوات التعاون – SharePoint، وPlanner، وToDo، وSkype for Business،
5. إدارة المهام المشتركة – SharePoint وExchange
6. تخطيط المشروع – قوالب SharePoint والتطبيقات الفرعية
7. مكان وجود الملفات المصدر – يمكن إدارة كل ما في OneDrive في SharePoint
8. من هم الضامنين النشطين – SharePoint
9. العثور على نطاقات العمل لكل ضامن - OneNote أو SharePoint
10. تحديد موقع الشعارات لكل ضامن - OneDrive
11. موضوعات الاستطلاع والجدول الزمني لـ OneNote أو Sharepoint Page
12. ما هو التقويم التحريري – Exchange أو SharePoint
13. توثيق عملية... - SharePoint، OneNote
14. توعية أعضاء الفريق الآخرين بأشياء موقع الويب – SharePoint وYammer وExchange
15. السماح للآخرين بإخباري عن مشكلات موقع الويب - SharePoint، وYammer، وExchange
16. قائمة تيم
    1. قوائم البريد الإلكتروني للنشرات الإخبارية – Excel وWord وOutlook
    2. أداة إدارة اشتراكات الرسائل الإخبارية - Excel
    3. الصفحات المقصودة للروابط في النشرات الإخبارية أو للمناسبات الخاصة الأخرى - يتم استخدام WordPress بالفعل
    4. مدير علاقات العملاء – SharePoint وExchange وOneDrive
    5. التكامل مع البريد الإلكتروني – Microsoft Flow
    6. قوائم التتبع – SharePoint أو Exchange
    7. تتبع الصفقات – SharePoint

نعم، لقد أجرت مايكروسوفت أبحاثها وتوصلت إلى فهم احتياجات معظم الشركات. لقد وفرت العديد من طرق العمل المدمجة، بالإضافة إلى ممارسات موصى بها تُسهّل سير العمل. كما أضافت حلولًا بديلة في حال عدم توفر الحل الأمثل. تتضمن مايكروسوفت أداة Microsoft Flow ، وهي أداة أتمتة سهلة الاستخدام. وهنا تكمن قوتها الحقيقية. أتمتة تتضمن ربطًا بخدمات أخرى نستخدمها. على سبيل المثال، حل قائمة البريد الإلكتروني باستخدام مايكروسوفت أوفيس ليس بقوة MailChimp، ولكن يمكننا إنشاء رابط بين بيانات مايكروسوفت وMailChimp بسهولة. وينطبق الأمر نفسه على SurveyMonkey وتويتر ووردبريس، محرك موقعنا الإلكتروني الرئيسي. كما مكّن هذا تيم من تخصيص عملية سير العمل لتلبية احتياجاته؛ فلا داعي لإجراء أي تغييرات على سير عملي أو الحل الأساسي.

من خلال هذه المراجعة اكتشفت الكثير من الأشياء. لقد وجدت وفورات في التكاليف، حوالي 10 آلاف دولار أمريكي. الغالبية العظمى من هذه التكلفة تأتي من إنهاء اشتراكنا في خدمة إدارة علاقات العملاء وإدارة الوسائط الاجتماعية. الخدمة قوية وقوية للغاية ولا تلبي في الواقع احتياجات AVNation. لم يكن من الممكن تحقيق ذلك لو لم أجلس لمراجعة احتياجاتنا وعملياتنا وبرامجنا لمعرفة ما إذا كانت جميعها لا تزال متوافقة. لم نفعل ذلك. لقد تمكنت من التوصل إلى حل يبسط عملياتنا اليومية (موقع واحد للمعلومات) ويوفر لنا المال. إن قضاء الوقت في مراجعة كيفية عملنا هو أمر يمكننا جميعًا الاستفادة منه. سواء على المستوى الشخصي أو المهني.

والآن، إذا سمحتم لي، يجب أن أقوم بتوثيق التغييرات حتى يعرف تيم ومات وجورج ما فعلته. الشيء العظيم هو أنني أعرف بالضبط أين أضعه الآن.

وفي وقت كتابة هذه السطور، كان برادفورد وكيلًا حرًا.