Bradfords Brain Balloon #0022 – Neues Jahr, neue Prozesse

Wie viele von Ihnen wissen, wurde ich am 21. Dezember 2017 von Harman Professional entlassen. In dieser Kolumne geht es um das, was ich seitdem getan habe. Wenn Sie auf der Suche nach einem Beitrag sind, der schlecht über Harman spricht oder allerlei Gift ausstößt, dann suchen Sie weiter. Dieser Artikel ist nicht der Artikel, den Sie suchen. Ich werde dies auch nicht als meinen persönlichen Blog verwenden, in dem ich über das Spielen im Schnee, das Kino usw. spreche. In diesem Artikel geht es um das, was ich bei AVNation gemacht habe.

Wie einige von euch wissen, macht Tim jedes Jahr in der Weihnachtszeit Urlaub. Dieses Jahr hat er einen Fehler gemacht. Er hat mir die Verantwortung übertragen und mich sogar beauftragt, unsere Prozesse zu optimieren – und zwar alle . In den letzten sechseinhalb Jahren haben wir die Prozesse und das Datenmanagement von AVNation eher improvisiert. Wir haben einfach alles hinzugefügt, was wir brauchten, manchmal ohne an die Zukunft zu denken. (Das ist die höfliche Umschreibung dafür, dass sie mich nicht gefragt haben.) Deshalb liegen diverse Daten auf verschiedenen Servern oder auf irgendwelchen Festplatten. Und Tim hatte neben Zuckerfeen noch so einiges im Kopf: Verträge, Showthemen, Projekte, Blogbeiträge und Gedanken zu den Bären. Also habe ich mich in meine digitale Aufräum-Montur geworfen und mich ans Organisieren und Aufräumen gemacht.

Ich bin zuversichtlich, dass wir nicht das einzige Unternehmen sind, das diesen Prozess durchführen musste. Jedes Unternehmen sollte diesen Prozess regelmäßig durchlaufen. Es befreit Unternehmen aus dem Sumpf des Satzes „Das haben wir schon immer so gemacht.“ Stattdessen können die Leute fragen: „Warum machen wir das so?“ Aus Erfahrung weiß ich, dass es Zeiten gibt, in denen neue Software so implementiert wird, dass sie sich genauso verhält wie die alte Software, unabhängig davon, ob es sich um eine Best Practice handelt oder nicht.

Die erste Frage, die ich mir stellte, war: „Ich selbst, was macht es schwierig, AVNation-Sachen zu machen?“ Ich habe mir eine Liste ausgedacht. Einige davon könnten auch in Ihrer Organisation ein Problem darstellen. Die Liste war länger, als ich gedacht hatte. Ich habe auch Kommentare von Tim eingefügt, als wir unsere Softwareverträge bewerteten.

1. Das Zeug ist überall!
   1. Slack
   2. Trello
   3. Google Drive
   4. Dropbox
   5. Amazon S3
   6. E-Mail-Threads
   7. Google Hangout
   8. Google Chat
   9. Zoom-Meetings
   10. Die Personalcomputer der Menschen
   11. Internes Wiki
2. Besprechungen planen
3. Menschen mit ihren E-Mails helfen
4. Werkzeuge zur Zusammenarbeit
5. Gemeinsame Aufgaben verwalten
6. Projektplanung
7. Wo sich die Quelldateien befinden
8. Wer sind die aktiven Underwriter?
9. Finden von Arbeitsumfängen für jeden Underwriter
10. Suchen von Logos für jeden Underwriter
11. Umfragethemen und Zeitplan
12. Was ist der Redaktionskalender?
13. Dokumentation des Prozesses von…
    1. Betitelung von Podcast-Episoden
    2. eine Episode posten
    3. das Geld, das ich ausgegeben habe, erstattet zu bekommen
14. Machen Sie die anderen Teammitglieder auf Website-Sachen aufmerksam
15. Lassen Sie mich von anderen über Website-Probleme informieren
16. Tims Liste
    1. E-Mail-Listen für Newsletter
    2. Verwaltungstool für Newsletter-Abonnements
    3. Landingpages für Links in Newslettern oder für andere Sonderveranstaltungen
    4. Kundenbeziehungsmanager für den Vertriebs-/Underwriting-Bereich des Unternehmens
    5. Integration mit E-Mail – schön zu haben
    6. Trackinglisten – schön zu haben
    7. Tracking-Angebote – schön zu haben

Ich bin mir ziemlich sicher, dass die meisten Leute bei der Bewertung anderer Unternehmen zu sehr ähnlichen Listen kommen würden. Ich weiß, dass wir nicht die Einzigen sind, die versuchen, diese Probleme zu lösen. Sie sind nicht einzigartig. Also habe ich das getan, was jeder tut: Ich habe gegoogelt. Genauer gesagt benutze ich DuckDuckGo , aus einem einfachen Grund: „Unsere Datenschutzrichtlinie ist einfach: Wir sammeln oder teilen keine Ihrer persönlichen Daten.“ Ich habe dann nach „Kollaborationssoftware“, „Dateifreigabe“, „Versionskontrolle“, „Gruppenplanung“ und „Gemeinsame Aufgabenlisten“ gesucht.

Es gab viele Lösungen, die über Open Source verfügbar waren. Einige davon sahen vielversprechend aus, andere waren den Zeitaufwand für den Download nicht wert. Nachdem ich in meiner Karriere verschiedene Tools verwendet hatte, verglich ich wegen vieler Funktionen immer wieder alles mit Microsoft Exchange. E-Mail, Kontakte, Kalender, Aufgabenverwaltung, freigegebene Kalender, freigegebene Aufgaben, freigegebene Kontakte. Ich machte mich auf die Suche nach einer gehosteten Exchange-Lösung. Eines, das wir uns leisten können, und hier ist Software as a Service hilfreich.

Bisher nutzte ich Rackspace -E-Mail für meine privaten E-Mails und war zufrieden. Ich habe den Dienst jedoch eingestellt, weil Apple ihn nicht mehr unterstützte. Nach einem iOS-Update war E-Mail-Versand nur noch eingeschränkt möglich. Ich weiß, dass der Support von Rackspace hervorragend ist und dass der Dienst auch Probleme mit der Gruppenplanung lösen würde. Außerdem wusste ich, dass Rackspace gehostetes Microsoft Exchange anbietet. Also bestellte ich Exchange bei Rackspace. Und dann die Überraschung des Tages: SaaS war wieder einmal eine gute Wahl. Zum gleichen Preis wie für gehostetes Microsoft Exchange konnte man gehostetes Office 365 abonnieren, inklusive Exchange und SharePoint 365. Mehr dazu hier.

Ich habe meine Liste überprüft und sie mit den Anwendungen in Office 365 verglichen.

1. Das Zeug ist überall! – OneDrive, 1 TB pro Benutzer
2. Planen von Besprechungen – Austauschkalender
3. Menschen mit ihren E-Mails helfen – emailhelp.rackspace.com
4. Tools für die Zusammenarbeit – SharePoint, Planner, ToDo, Skype for Business,
5. Gemeinsame Aufgaben verwalten – SharePoint und Exchange
6. Projektplanung – SharePoint-Vorlagen und Sub-Apps
7. Wo sich die Quelldateien befinden – Alles in OneDrive kann in SharePoint verwaltet werden
8. Wer sind die aktiven Underwriter – SharePoint
9. Finden von Arbeitsumfängen für jeden Underwriter – OneNote oder SharePoint
10. Auffinden der Logos für jeden Versicherer – OneDrive
11. Befragen Sie Themen und planen Sie OneNote oder Sharepoint Page
12. Was ist der Redaktionskalender – Exchange oder SharePoint?
13. Dokumentation des Prozesses von… – SharePoint, OneNote
14. Machen Sie die anderen Teammitglieder auf Website-Inhalte aufmerksam – SharePoint, Yammer, Exchange
15. Lassen Sie mich von anderen über Website-Probleme informieren – SharePoint, Yammer, Exchange
16. Tims Liste
    1. E-Mail-Listen für Newsletter – Excel, Word und Outlook
    2. Verwaltungstool für Newsletter-Abonnements – Excel
    3. Landingpages für Links in Newslettern oder für andere Sonderveranstaltungen – WordPress bereits im Einsatz
    4. Kundenbeziehungsmanager – SharePoint, Exchange, OneDrive
    5. Integration mit E-Mail – Microsoft Flow
    6. Trackinglisten – SharePoint oder Exchange
    7. Nachverfolgung von Angeboten – SharePoint

Ja, Microsoft hatte gründlich recherchiert und herausgefunden, was die meisten Unternehmen brauchen. Sie boten zahlreiche integrierte Arbeitsmethoden sowie empfohlene Vorgehensweisen für einen reibungslosen Ablauf. Zusätzlich stellten sie Lösungen für Fälle bereit, in denen keine passende Lösung verfügbar war. Microsoft bietet beispielsweise Microsoft Flow an , ein benutzerfreundliches Automatisierungstool. Hier liegt seine Stärke: Die Automatisierung ermöglicht die Anbindung an andere von uns genutzte Dienste. So ist beispielsweise die E-Mail-Listen-Lösung mit Microsoft Office nicht so leistungsstark wie MailChimp. Wir können unsere Microsoft-Daten problemlos mit MailChimp verknüpfen. Dasselbe gilt für SurveyMonkey, Twitter und WordPress, unsere Hauptwebsite. Dadurch konnte Tim seinen Workflow an seine Bedürfnisse anpassen; ich selbst musste weder meinen Workflow noch die Basislösung ändern.

Durch diese Rezension habe ich viele Dinge herausgefunden. Ich habe Kosteneinsparungen von fast 10 US-Dollar festgestellt. Der überwiegende Teil dieser Kosten entsteht durch die Beendigung unseres Abonnements für unseren CRM- und Social-Media-Management-Service. Der Dienst ist leistungsstark, zu leistungsfähig und entspricht nicht wirklich den Anforderungen von AVNation. Es wäre nicht realisiert worden, wenn ich mich nicht hingesetzt hätte, um unsere Bedürfnisse, unseren Prozess und unsere Software zu überprüfen, um zu sehen, ob sie alle noch übereinstimmen. Bei uns war das nicht der Fall. Ich konnte eine Lösung finden, die unsere täglichen Abläufe vereinfacht (ein Standort für Informationen) und uns Geld spart. Wir alle können wahrscheinlich davon profitieren, wenn wir uns die Zeit nehmen, unsere Arbeitsweise zu überprüfen. Sowohl auf persönlicher als auch beruflicher Ebene.

Wenn Sie mich jetzt entschuldigen würden, ich muss die Änderungen dokumentieren, damit Tim, Matt und George wissen, was ich getan habe. Das Tolle ist, dass ich jetzt genau weiß, wo ich es hinstellen muss.

Zum Zeitpunkt des Verfassens dieses Artikels ist Bradford ein Free Agent.