Globo cerebral de Bradford #0022 – Año nuevo, procesos nuevos

Como muchos de ustedes saben, me despidieron de Harman Professional el 21 de diciembre de 2017. Esta columna trata sobre lo que he estado haciendo desde entonces. Si estás buscando una publicación que hable mal de Harman o que escupe todo tipo de veneno, sigue buscando. Este artículo no es el artículo que estás buscando. Tampoco voy a usar esto como mi blog personal hablando sobre jugar en la nieve e ir al cine... etc. Este artículo trata sobre lo que he estado haciendo dentro de AVNation.

Como algunos de ustedes saben, Tim se toma unas vacaciones anuales durante las fiestas navideñas. Este año, cometió un error. Me dejó a cargo y, de hecho, me encargó mejorar nuestros procesos; todos los procesos. Durante los últimos seis años y medio, hemos ido improvisando los procesos y la gestión de datos de AVNation de forma ad hoc. A medida que necesitábamos cosas, las añadíamos. A veces, sin pensar en el futuro. (Esa es la forma educada de decir que no me consultaron). Como resultado, varios datos están almacenados en diferentes servicios o en el disco duro de alguien. Además, Tim tenía otras cosas en la cabeza aparte de las Hadas de Azúcar. Tenía acuerdos, temas para programas, proyectos, blogs y opiniones sobre los Bears. Me puse mi traje de limpiador digital y me puse a organizar y limpiar.

Estoy seguro de que no somos la única entidad que necesitaba realizar este proceso; todas las empresas deberían pasar por este proceso de forma regular. Libera a las empresas del atolladero de la frase: “Siempre lo hemos hecho así”. En cambio, permite que la gente se pregunte: "¿Por qué lo hacemos de esta manera?" Sé por experiencia que hay ocasiones en que se implementa software nuevo para que actúe igual que el software antiguo, ya sea que sea una mejor práctica o no.

La primera pregunta que me hice fue "Yo mismo, ¿qué hace que hacer cosas de AVNation sea difícil?" Se me ocurrió una lista. Algunos de estos también podrían ser un problema en su organización. La lista era más larga de lo que pensé que sería. También incluí comentarios de Tim mientras evaluábamos nuestros contratos de software.

1. ¡Hay cosas por todos lados!
   1. Flojo
   2. Trello
   3. Google Drive
   4. Dropbox
   5. Amazon S3
   6. Hilos de correo electrónico
   7. Google Hangouts
   8. Chats de Google
   9. Zoom Reuniones
   10. Las computadoras personales de las personas
   11. Wiki interno
2. Programar reuniones
3. Ayudar a las personas con su correo electrónico
4. Herramientas de colaboración
5. Gestionar tareas compartidas
6. Planificación de proyectos
7. Dónde se encuentran los archivos fuente
8. ¿Quiénes son los suscriptores activos?
9. Encontrar ámbitos de trabajo para cada asegurador
10. Localización de logotipos para cada asegurador
11. Temas y cronograma de la encuesta
12. ¿Cuál es el calendario editorial?
13. Documentar el proceso de…
    1. titular episodios de podcast
    2. publicando un episodio
    3. recibir un reembolso por el dinero que he gastado
14. Informar a los demás miembros del equipo sobre las cosas del sitio web.
15. Permitir que otras personas me informen sobre problemas del sitio web
16. La lista de Tim
    1. Listas de correo electrónico para boletines
    2. Herramienta de gestión de suscripciones a newsletters
    3. Páginas de destino para enlaces en boletines u otros eventos especiales
    4. Gerente de relaciones con el cliente para la parte de ventas/suscripción del negocio
    5. Integración con el correo electrónico: es bueno tenerlo
    6. Listas de seguimiento: es bueno tenerlas
    7. Seguimiento de ofertas: es bueno tenerlo

Estoy bastante seguro de que, al evaluar otras empresas, la mayoría de la gente llegaría a listas muy similares. Sé que no somos los únicos que intentamos resolver estos problemas. Estos problemas no son únicos. Así que hice lo que hace todo el mundo: recurrí a Google. De hecho, uso DuckDuckGo , por una razón sencilla: «Nuestra política de privacidad es simple: no recopilamos ni compartimos su información personal». Empecé a buscar «software de colaboración», «compartir archivos», «control de versiones», «programación de grupos» y «listas de tareas compartidas».

Había muchas soluciones disponibles a través de código abierto. Algunos de ellos parecían prometedores, otros no valían el tiempo que llevó descargarlos. Después de haber utilizado varias herramientas en mi carrera, seguí comparando todo con Microsoft Exchange en muchas de las funciones; correo electrónico, contactos, calendario, gestión de tareas, calendarios compartidos, tareas compartidas, contactos compartidos. Fui en busca de una solución alojada de Exchange. Uno que podamos permitirnos, que es donde el software como servicio resulta útil.

Anteriormente usaba el correo electrónico de Rackspace para mi correo personal. Estaba contento con él. La razón por la que dejé de usarlo fue que Apple lo estropeó. Apple lanzó una actualización de iOS y el correo electrónico dejó de ser una notificación push. Sé que su soporte es excelente. También sé que resolvería los problemas de programación de grupos como parte del servicio. Además, sabía que ofrecían Microsoft Exchange alojado. Así que fui a Rackspace para contratar Exchange. Y entonces llegó la sorpresa del día: el SaaS volvió a sorprenderme. Por el mismo precio que Microsoft Exchange alojado, se podía contratar Office 365 alojado, que incluye Exchange y SharePoint 365. Puedes verlo aquí.

Revisé mi lista comparándola con las aplicaciones de Office 365.

1. ¡Hay cosas por todos lados! – OneDrive, 1TB por usuario
2. Programación de reuniones – Calendario de intercambio
3. Ayudar a las personas con su correo electrónico: emailhelp.rackspace.com
4. Herramientas de colaboración: SharePoint, Planner, ToDo, Skype for Business,
5. Administrar tareas compartidas: SharePoint y Exchange
6. Planificación de proyectos: plantillas y subaplicaciones de SharePoint
7. Dónde se encuentran los archivos de origen: todo en OneDrive se puede administrar en SharePoint
8. ¿Quiénes son los suscriptores activos? SharePoint
9. Encontrar ámbitos de trabajo para cada asegurador: OneNote o SharePoint
10. Localización de logotipos para cada asegurador – OneDrive
11. Temas de encuesta y programación de páginas de OneNote o Sharepoint
12. ¿Qué es el calendario editorial? Exchange o SharePoint
13. Documentar el proceso de… – SharePoint, OneNote
14. Informar a los demás miembros del equipo sobre los aspectos del sitio web: SharePoint, Yammer, Exchange
15. Permitir que otras personas me informen sobre problemas del sitio web: SharePoint, Yammer, Exchange
16. La lista de Tim
    1. Listas de correo electrónico para boletines: Excel, Word y Outlook
    2. Herramienta de gestión de suscripciones a newsletters – Excel
    3. Páginas de destino para enlaces en boletines informativos u otros eventos especiales: ya se utiliza WordPress
    4. Gerente de relaciones con el cliente: SharePoint, Exchange, OneDrive
    5. Integración con el correo electrónico – Microsoft Flow
    6. Listas de seguimiento: SharePoint o Exchange
    7. Seguimiento de ofertas: SharePoint

Sí, Microsoft había investigado y comprendido las necesidades de la mayoría de las empresas. Ofrecían numerosas formas de trabajar integradas, así como prácticas recomendadas que facilitaban el proceso. También añadieron soluciones para cuando no contaban con la solución adecuada. Microsoft incluye Microsoft Flow , una herramienta de automatización fácil de usar. Ahí es donde realmente destaca. La automatización incluye conexiones con otros servicios que utilizamos. Por ejemplo, la solución de listas de correo electrónico con Microsoft Office no es tan potente como MailChimp, pero podemos crear fácilmente un enlace entre nuestros datos de Microsoft y MailChimp. Lo mismo ocurre con SurveyMonkey, Twitter y WordPress, nuestro motor principal del sitio web. Además, le ha permitido a Tim personalizar su flujo de trabajo para adaptarlo a sus necesidades; yo no tengo que hacer ningún cambio en mi flujo de trabajo ni en la solución base.

A través de esta reseña descubrí muchas cosas. Encontré ahorros de costos, casi US$10 mil. La gran mayoría de este costo proviene de finalizar nuestra suscripción a nuestro servicio CRM y Gestión de redes sociales. El servicio es potente, demasiado potente y, en realidad, no satisface las necesidades de AVNation. No se habría realizado si no me hubiera sentado a revisar nuestras necesidades, nuestro proceso y nuestro software para ver si todos todavía están alineados. El nuestro no. Pude encontrar una solución que simplificó nuestras operaciones diarias (una ubicación para obtener información) y nos ahorró dinero. Dedicar tiempo a revisar cómo estamos trabajando es algo de lo que probablemente todos podamos beneficiarnos. Tanto a nivel personal como profesional.

Ahora, si me disculpan, tengo que documentar los cambios para que Tim, Matt y George sepan lo que hice. Lo bueno es que ahora sé exactamente dónde colocarlo.

Al momento de escribir este artículo, Bradford es agente libre.