*Y probablemente ya lo tengas

Por Steve McKenzie,

Vicepresidente Ejecutivo, Troposfera

La reciente evolución de la tecnología basada en el vídeo es nada menos que sorprendente. Hace sólo unos años, muchos de nosotros estábamos luchando, por necesidad, para simplemente conectar nuestras computadoras portátiles a una videoconferencia. Avancemos hasta el día de hoy: el enfoque ha progresado hacia necesidades mucho más avanzadas, como crear conversaciones más naturales, lograr equidad en las salas de reuniones e incorporar una serie de nuevas mejoras de IA.

Sin embargo, desde la perspectiva del usuario, un aspecto de la experiencia de colaboración "todo en uno" queda rezagado: el tacto.

Ciertamente, las capacidades técnicas están disponibles para anotaciones, pizarras, ideas y más. Sin embargo, si bien la tecnología ha avanzado, el tacto es un área donde la adaptación del usuario no siempre ha ido a la par.

¿Por qué los usuarios no aprovechan al máximo las capacidades táctiles habilitadas para video??

En una encuesta informal entre clientes y colegas, las razones abarcan la táctica –desde la ansiedad por hablar– y anotar –en las reuniones; no saber utilizar plenamente la tecnología; o una renuencia general a “usar el dedo”, como lo llamó un colega.

Ciertamente, algunas personas consultadas en mi encuesta informal son usuarios avanzados y regularmente aprovechan al máximo las herramientas de la pantalla táctil. Pero cuando comencé a realizar un seguimiento de las numerosas videoconferencias a las que asisto, quedó claro: la mayoría de los participantes no utilizan el contacto con regularidad. 

La pregunta que surge es: ¿cómo animas a los miembros del equipo a utilizar herramientas táctiles?

Lograr que más personas interactúen con la pantalla táctil requiere un enfoque multifacético, que incluya capacitación adicional, gestión de reuniones y liderazgo continuo. Siete estrategias a considerar:

• Dedica tiempo a la formación. Con su última instalación de video o actualización importante de la plataforma, probablemente tuvo una reunión de equipo para recibir capacitación sobre cómo utilizar la nueva configuración. Sin embargo, mi grupo informal dijo que sus empresas dedicaron poco o ningún tiempo a aprender a utilizar las capacidades táctiles. Una solución: hacer una sesión de seguimiento y asignar a todos un poco de tiempo en la pizarra. (Este tipo de capacitación también parece una oportunidad para que los proveedores de hardware y plataformas brinden valor agregado).
• Haz que el contacto forme parte de la agenda. No todas las reuniones requieren contacto, pero cuando esto mejore la productividad y los resultados, prepárese para hacer un buen uso de su tecnología. Incluya el lienzo de la pantalla táctil en el centro de su reunión. Utilice anotaciones y dibujos para hacer la sesión más dinámica. Y mantenga a todos colaborando en la misma pantalla virtual.
• Inicie el proceso. Fomentar activamente el uso de la pizarra. Al planificar una reunión, solicite específicamente a los presentadores que utilicen las herramientas táctiles disponibles. Alterne quién está asignado para tomar notas en el tablero de exhibición. Asigne presentaciones interactivas breves. Durante las reuniones, pida directamente a los participantes que amplíen sus ideas. Y dé el ejemplo, haciendo buen uso de las capacidades táctiles. 

• Reforzar la entrada del usuario. Para lograr que participen más asistentes, muéstreles que sus contribuciones son importantes. Dé reconocimiento cuando los miembros del equipo se sumen al tablero. Conviértalo en un proceso "seguro" para los nuevos usuarios que aún no confían en sus habilidades táctiles. Aunque la pizarra puede ser algo natural para usted, pasar a la pantalla táctil puede ser un gran paso para otros.

• Demostrar el valor de la producción. Sea claro sobre cómo se utilizarán las ideas. Distribuya notas, anotaciones y realice lluvias de ideas sobre los resultados de las reuniones lo más rápido posible. Y si su tecnología es persistente, mantenga la colaboración después de que finalice la reunión física.

• Centrarse en la equidad. Con suerte, su plataforma y hardware facilitarán que los participantes remotos se unan mediante colaboración táctil. Aun así, los asistentes externos pueden ser más reacios a contribuir; preste especial atención a sus aportes y fomente la inclusión total en su tablero compartido.

• Hagalo un hábito. Recuerde que hace apenas unos años parecía extraño participar en videoconferencias; ahora es algo cotidiano. La misma idea se aplica aquí: cree una rutina de uso de las capacidades táctiles y pronto se convertirá en algo natural.

Ha invertido en tecnología de colaboración táctil; ¿Por qué no utilizarlo en toda su extensión??

A largo plazo, las reuniones serán más colaborativas y productivas. El tacto es la próxima gran novedad: eso ya lo tienes.

Steve McKenzie es ejecutivo de Troposphere, una agencia de marketing independiente que se especializa en marketing directo y digital, campañas de correo electrónico, relaciones públicas y planificación de comercialización. Troposphere celebró recientemente 17 años de trabajo exitoso con clientes en las industrias de análisis, servicios financieros, organizaciones sin fines de lucro, viajes, continuidad y tecnología. Contacta a Steve en smckenzie@tropospheremarketing.com