Ahora más que nunca, el objetivo principal de la oficina es crear, facilitar y maximizar la CONEXIÓN. Conexión con sus compañeros de trabajo y equipos. Conexión con sus clientes. Conexión con la cultura y los valores de su empresa. Conexión con la visión de su organización de un futuro más grande, mejor y más brillante (¡espero!). En el mundo híbrido de hoy, la oficina debe evolucionar para convertirse en un (¿el?) centro de conexión fundamental para la empresa. Es donde la gente literalmente viene a ver y ser vista, y a conectarse en esas interacciones fortuitas en los pasillos o en el dispensador de agua que simplemente no ocurren en Teams o Zoom. Pero no todos pueden estar presentes todo el tiempo. Y, en una organización global, tenemos estos centros de conexión de oficina en todo el mundo, por lo que necesitamos conectar eficazmente estos centros entre sí de formas efectivas para garantizar que toda esta maravillosa conexión se respalde a nivel global. ¡Esto es un desafío!
Las tecnologías para espacios de reuniones y las experiencias de conexión que crean son esenciales para respaldar esta misión de la oficina. ¿Cómo nos aseguramos de que esto se ejecute de manera eficaz y eficiente, para garantizar que podamos habilitar con éxito estas conexiones en cualquier espacio, desde la sala de reuniones hasta la sala de juntas, pasando por la cafetería multiusos y más allá? La respuesta comienza con la creación de experiencias de usuario consistentes y repetibles. Antes de profundizar en eso, consideremos la otra cara de la moneda: ¿cuál es la mayor molestia para muchos empleados cuando regresan a la oficina? Yo diría que es entrar en una sala de reuniones y luchar contra un sistema de salas de reuniones heredado que no fue diseñado para llamadas híbridas de Teams o Zoom, donde la mitad de los asistentes a la reunión son remotos y/o están distribuidos en otras oficinas. Y luego caminar por el pasillo hasta una sala de reuniones diferente más tarde en el día y tener una experiencia de configuración de reunión completamente diferente a la de la sala anterior. Entonces, ¿cómo resolvemos esto? Afortunadamente, los sistemas Teams Room y Zoom Room, e incluso las experiencias BYOD de Teams y Zoom, han avanzado mucho para ayudar a resolver esto. Pero más allá de la plataforma elegida, la tecnología en la sala debe ser consistente en cuanto a la experiencia, y lo ideal es que también sea consistente con la experiencia que uno tiene al unirse a esa reunión desde su oficina en casa. Una vez más, las plataformas y los fabricantes de tecnología de colaboración audiovisual alineados (Logitech, Jabra, Poly, etc.) han resuelto en gran medida este problema con sistemas escalables que admiten la implementación de experiencias consistentes y repetibles independientemente del tamaño de la sala y la complejidad del sistema audiovisual y de TI.
Entonces, ¿qué sigue una vez que hemos elegido una plataforma UCC y un proveedor de tecnología de apoyo? Bueno, echemos un vistazo a las conexiones que estamos tratando de habilitar con el lugar de trabajo. Ya hemos marcado la casilla de "conectar compañeros de trabajo y equipos", pero aún tenemos otras conexiones ideales que hacer: con la cultura y la visión. ¿Cómo lo habilitamos? Bueno, si asistió a InfoComm 2024, es de esperar que haya escuchado mucho sobre las tecnologías y plataformas de experiencia en el lugar de trabajo: esta es la próxima gran aventura de AV & IT para conectar y habilitar el lugar de trabajo para lograr estos objetivos de siguiente nivel de conectar a nuestra gente con nuestra cultura y nuestra visión para el futuro. Si desea mejorar su oficina para que sea realmente un centro de conexión que no solo conecte a las personas entre sí, sino también de manera más amplia con la cultura y la visión de su organización, al mismo tiempo que permite experiencias laborales más productivas para sus equipos, entonces debe pensar más allá de la Sala de Reuniones. Plataformas como Espacio de aplicaciones y Lugares de Microsoft Ahora están disponibles para conectar de manera más amplia la forma en que administra y conecta a su personal con el lugar de trabajo, integrando la programación de salas de reuniones y escritorios (para entornos de hotelería y hot desking), comunicaciones digitales que incluyen señalización, marca y mensajería, y gestión y participación de visitantes. Invertir en estas plataformas ayuda a conectar a su gente con su cultura, lo que ayuda a garantizar que sus espacios vivan y respiren su marca, su ambiente y sus ideales de una manera ágil, digital, flexible y adaptable con el tiempo (¡a diferencia de ese viejo letrero estático que no ha actualizado en 7 años y que aún tiene su antiguo logotipo y lenguaje de marca!).
¿Y ahora qué sigue? ¿Cómo podemos ir un paso más allá y conectar a las personas con nuestra visión del futuro? Estas plataformas de experiencia en el lugar de trabajo pueden interactuar con plataformas de inteligencia de ocupación y redes de sensores proporcionadas por proveedores como VergeSense para comprender y optimizar el lugar de trabajo en función del movimiento de personas y la utilización del espacio, optimizando la gestión a largo plazo de la cartera inmobiliaria corporativa. Los líderes de CRE como JLL y CBRE, y las grandes corporaciones como Microsoft están aprovechando la gran cantidad de datos proporcionados por las redes de inteligencia de ocupación para optimizar las decisiones de diseño de oficinas y de propiedades inmobiliarias a nivel de cartera para maximizar la experiencia en el lugar de trabajo de sus clientes y empleados en todo el mundo. Esto respalda su capacidad no solo de participar en el aquí y ahora, sino también de comprender y comunicar lo que viene a continuación en el lugar de trabajo. Al adoptar un enfoque de mejora continua para su inversión en el lugar de trabajo, tratando el lugar de trabajo no como una inversión fija y única, sino como una que está en un estado de lanzamiento "beta" constante, le muestra a su organización que está enfocado en innovar la experiencia de sus empleados en el lugar de trabajo de una manera que genere valor a largo plazo, mejorando la forma en que sus equipos se conectan y colaboran ahora y continuando haciéndolo en el futuro.
¿Está pensando en cómo optimizar mejor su experiencia en el lugar de trabajo para maximizar las oportunidades de conexión para sus equipos? Si es así, considere en qué nivel espera impulsar la conexión:
- Nivel 1 – Conectando personas con personas: En este nivel, su objetivo es mejorar la forma en que las personas se conectan entre sí desde la oficina, de forma remota, desde cualquier parte del mundo. Su objetivo debe ser asegurarse de seleccionar una plataforma de reuniones (es decir, Microsoft Teams, Zoom, Cisco WebEx, etc.) y soluciones de tecnología de conferencias y colaboración que creen experiencias consistentes y repetibles de sala a sala y de sitio a sitio, para que su equipo pueda ingresar a una oficina en St. Louis, Nueva York o Londres y tener una experiencia consistente. Los sistemas de salas certificados para Teams Rooms y Zoom Rooms de muchos de los principales fabricantes resuelven este problema de manera elegante.
- Nivel 1.5 – Conectando personas con personas a escala: Dependiendo de la escala de su organización, también debe considerar cómo sus equipos de Instalaciones o AV/TI gestionarán la implementación de estas licencias de salas e integraciones de sistemas. Si tiene una organización a gran escala con muchas salas en muchos sitios, considere seleccionar un proveedor que también proporcione software de gestión de implementación (por ejemplo, Logitech Sync o Jabra+ de Jabra) para administrar de manera eficiente estas soluciones a escala.
- Nivel 2: Conectar a las personas con información basada en inteligencia artificial: ¿Está realizando inversiones para incorporar información basada en inteligencia artificial a sus flujos de trabajo? ¿Está considerando cómo Chat-GPT, Copilot, etc. pueden mejorar la productividad y los resultados de las reuniones? Si es así, debe considerar el siguiente nivel de soluciones para espacios de reuniones que le aseguren que está aprovechando lo mejor que la tecnología de inteligencia artificial puede aportar a la experiencia de conexión. Con inversiones en integraciones de inteligencia artificial en Microsoft Teams y Zoom, puede aprovechar la inteligencia artificial para anotar, traducir y transcribir personalmente las actas de las reuniones, crear listas detalladas de elementos de acción y más. Si desea esta capa adicional de inteligencia para mejorar y superponer sus conexiones de reuniones, entonces debe considerar invertir en las ofertas de nivel premium de Microsoft y Zoom que incorporan estas ofertas.
- Nivel 3 – Conectando a las personas con la cultura: En este nivel, considere invertir en una plataforma de experiencia en el lugar de trabajo como Appspace, Microsoft Spaces, Logitech Sync, Robin u otras que permitan algo más que el espacio de reunión como medio para conectar a las personas. Con la capacidad de administrar fácilmente la sala de reuniones, el escritorio y otros espacios, y mejorarlos con contenido digital que conecte a las personas con su cultura y marca, esto permite que la evolución de su lugar de trabajo conecte mejor a su gente con su identidad cultural.
- Nivel 4 – Conectando personas con visión: En la cima de la experiencia en el lugar de trabajo, no solo le interesa conectar a las personas entre sí y con la identidad cultural de su organización, sino también aprovechar los datos para conectar a su gente y su lugar de trabajo con las personas en las que desea convertirse en el futuro. Este nivel de inversión requiere un enfoque de mejora continua de la inversión en el lugar de trabajo, con el entendimiento de que un gran lugar de trabajo, al igual que su organización, está en constante evolución para satisfacer las últimas necesidades y deseos de su fuerza laboral, de sus clientes y del valor que su organización aporta al mundo. La implementación de plataformas de inteligencia de ocupación como VergeSense habilita aún más las plataformas de experiencia en el lugar de trabajo de nivel 2 con información basada en datos que le permiten realizar ajustes continuos para optimizar su lugar de trabajo y comunicar su visión para el futuro del trabajo en su organización.
El ecosistema de plataformas de conferencias y colaboración, tecnologías de espacios de reunión inteligentes con inteligencia artificial, plataformas de experiencia en el lugar de trabajo e inteligencia de ocupación está evolucionando rápidamente. Utilice estos 4 niveles de conexión para ayudarlo a usted y a su organización a definir la inversión ideal que necesita hacer para conectar su organización en el nivel adecuado para sus objetivos. Además, asegúrese de estar atento a este ecosistema a medida que continúa evolucionando para asegurarse de que su organización esté lista cuando llegue el momento de un posible cambio de enfoque. Mucha suerte en la mejora de los resultados de conexión en su lugar de trabajo, en cualquier nivel de enfoque que sea adecuado para usted.
david albright
Con una profunda pasión por la intersección de personas, lugares y tecnología, David ha dedicado la mayor parte de su carrera a desarrollar productos que mejoren el lugar de trabajo. Su pasión por las tecnologías que mejoran la conexión humana y la productividad es contagiosa e inspiradora, y le gusta compartir conocimientos sobre la experiencia en el lugar de trabajo con personas de las industrias AV, TI y diseño comercial. Fuera del trabajo, probablemente lo encontrarás en un campo de fútbol como padre animando o como árbitro amistoso.
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