Bradford's Brain Balloon #0022 – Nouvelle année, nouveaux processus

Comme beaucoup d'entre vous le savent, j'ai été licencié chez Harman Professional le 21 décembre 2017. Cette chronique parle de ce que j'ai fait depuis. Si vous cherchez un article parlant mal d’Harman ou jaillissant de toutes sortes de venins, continuez à chercher. Cet article n’est pas l’article que vous recherchez. Je ne vais pas non plus l'utiliser comme blog personnel pour parler de jouer dans la neige et d'aller au cinéma… etc. Cet article porte sur ce que j'ai fait au sein d'AVNation.

Comme certains d'entre vous le savent, Tim prend chaque année des vacances pendant les fêtes de fin d'année. Cette année, il a commis une erreur. Il m'a laissé les rênes et m'a même chargé d'améliorer tous nos processus. Pendant six ans et demi, nous avons bricolé les processus et la gestion des données d'AVNation au fur et à mesure. On ajoutait des choses au fur et à mesure des besoins, parfois sans penser à l'avenir (une façon polie de dire qu'on ne m'a pas consulté). Résultat : des données éparpillées sur différents services ou sur le disque dur de quelqu'un. Sans compter que Tim avait d'autres choses en tête que les Fées Dragées : des accords, des sujets d'émissions, des projets, des blogs et des idées sur les Bears. Je me suis donc mis au travail, tel un agent d'entretien numérique, pour organiser et nettoyer tout ça.

Je suis convaincu que nous ne sommes pas la seule entité à devoir suivre ce processus ; chaque entreprise devrait suivre ce processus régulièrement. Cela libère les entreprises du bourbier de la phrase « Nous avons toujours procédé de cette façon ». Au lieu de cela, cela permet aux gens de se demander : « Pourquoi procédons-nous de cette façon ? » Je sais par expérience qu'il arrive parfois qu'un nouveau logiciel soit implémenté de manière à agir exactement comme l'ancien logiciel, que ce soit une bonne pratique ou non.

La première question que je me suis posée était « Moi, qu'est-ce qui rend difficile de faire des trucs avec AVNation ? » J'ai dressé une liste. Certains d’entre eux pourraient également poser problème au sein de votre organisation. La liste était plus longue que je ne le pensais. J'ai également inclus les commentaires de Tim alors que nous évaluions nos contrats logiciels.

1. Il y a des trucs partout !
   1. Slack
   2. Trello
   3. Google Drive
   4. Dropbox
   5. Amazon S3
   6. Discussions par courrier électronique
   7. Google Hangouts
   8. Chat Google
   9. Réunions Zoom
   10. Les ordinateurs personnels des gens
   11. Wiki interne
2. Planifier des réunions
3. Aider les gens avec leur courrier électronique
4. Outils de collaboration
5. Gestion des tâches partagées
6. Planification de projet
7. Où se trouvent les fichiers sources
8. Qui sont les souscripteurs actifs
9. Trouver des étendues de travail pour chaque souscripteur
10. Localisation des logos pour chaque souscripteur
11. Sujets et calendrier du sondage
12. Quel est le calendrier éditorial
13. Documenter le processus de…
    1. titre des épisodes de podcast
    2. publier un épisode
    3. me faire rembourser l'argent que j'ai dépensé
14. Sensibiliser les autres membres de l'équipe aux contenus du site Web
15. Laisser d'autres personnes me parler des problèmes du site Web
16. La liste de Tim
    1. Listes de diffusion pour les newsletters
    2. Outil de gestion des abonnements à la newsletter
    3. Pages de destination pour les liens dans les newsletters ou pour d'autres événements spéciaux
    4. Responsable de la relation client pour la partie ventes/souscription de l'entreprise
    5. Intégration avec e-mail – agréable à avoir
    6. Listes de suivi – agréable à avoir
    7. Offres de suivi – agréable à avoir

Je suis presque certain qu'en évaluant d'autres entreprises, la plupart des gens arriveraient à des listes très similaires. Je sais que nous ne sommes pas les seuls à chercher des solutions à ces problèmes. Ces problèmes ne sont pas uniques. Alors, j'ai fait comme tout le monde : j'ai fait une recherche sur Google. Plus précisément, j'ai utilisé DuckDuckGo , pour une raison simple : « Notre politique de confidentialité est simple : nous ne collectons ni ne partageons aucune de vos informations personnelles. » J'ai donc commencé à chercher « logiciel de collaboration », « partage de fichiers », « gestion des versions », « planification de groupe » et « listes de tâches partagées ».

De nombreuses solutions étaient disponibles via l'open source. Certains d’entre eux semblaient prometteurs, d’autres ne valaient pas le temps nécessaire à leur téléchargement. Ayant utilisé divers outils au cours de ma carrière, j'ai continué à comparer tout à Microsoft Exchange pour de nombreuses fonctionnalités ; courrier électronique, contacts, calendrier, gestion des tâches, calendriers partagés, tâches partagées, contacts partagés. Je suis parti à la recherche d'une solution Exchange hébergée. Celui que nous pouvons nous permettre, et c’est là que le logiciel en tant que service est utile.

J'utilisais auparavant la messagerie Rackspace pour mes courriels personnels et j'en étais satisfait. J'ai arrêté à cause d'une mise à jour d'iOS par Apple qui a rendu l'envoi de courriels impossible. Je sais que leur assistance est excellente et que leur service permettrait de résoudre les problèmes de planification de groupe. Je savais également qu'ils proposaient Microsoft Exchange hébergé. Je me suis donc rendu sur le site de Rackspace pour commander Exchange. Et là, surprise ! Le SaaS a encore une fois répondu à mes attentes. Pour le même prix que Microsoft Exchange hébergé, on pouvait s'abonner à Office 365 hébergé, incluant Exchange et SharePoint 365 ( voir ici ).

J'ai examiné ma liste en la comparant aux applications d'Office 365.

1. Il y a des trucs partout ! – OneDrive, 1 To par utilisateur
2. Planification des réunions – Calendrier d’échange
3. Aider les gens avec leur courrier électronique – emailhelp.rackspace.com
4. Outils de collaboration – SharePoint, Planificateur, ToDo, Skype Entreprise,
5. Gestion des tâches partagées – SharePoint et Exchange
6. Planification de projet – Modèles SharePoint et sous-applications
7. Où se trouvent les fichiers sources – Tout dans OneDrive peut être géré dans SharePoint
8. Qui sont les souscripteurs actifs – SharePoint
9. Trouver des étendues de travail pour chaque souscripteur – OneNote ou SharePoint
10. Localisation des logos pour chaque souscripteur – OneDrive
11. Sujets de sondage et planification d'une page OneNote ou Sharepoint
12. Quel est le calendrier éditorial – Exchange ou SharePoint
13. Documenter le processus de… – SharePoint, OneNote
14. Sensibiliser les autres membres de l'équipe aux contenus du site Web – SharePoint, Yammer, Exchange
15. Laisser d'autres personnes me parler des problèmes liés au site Web – SharePoint, Yammer, Exchange
16. La liste de Tim
    1. Listes de diffusion pour les newsletters – Excel, Word et Outlook
    2. Outil de gestion des abonnements à la newsletter – Excel
    3. Pages de destination pour les liens dans les newsletters ou pour d’autres événements spéciaux – WordPress déjà utilisé
    4. Responsable relation client – ​​SharePoint, Exchange, OneDrive
    5. Intégration avec la messagerie électronique – Microsoft Flow
    6. Listes de suivi – SharePoint ou Exchange
    7. Suivi des offres – SharePoint

Oui, Microsoft avait bien étudié la question et compris les besoins de la plupart des entreprises. Ils ont intégré de nombreuses méthodes de travail et des bonnes pratiques pour simplifier les processus. Ils ont également prévu des solutions de repli. Microsoft inclut Microsoft Flow , un outil d'automatisation facile à utiliser. C'est là que le bât blesse : l'automatisation qui permet de se connecter à d'autres services que nous utilisons. Par exemple, notre solution de gestion des listes de diffusion via Microsoft Office n'est pas aussi performante que MailChimp ; nous pouvons facilement créer un lien entre nos données Microsoft et MailChimp. Idem pour SurveyMonkey, Twitter et WordPress, notre plateforme principale. Cela a également permis à Tim de personnaliser son flux de travail selon ses besoins ; je n'ai, quant à moi, aucune modification à apporter à mon flux de travail ni à la solution de base.

Grâce à cette revue, j'ai découvert beaucoup de choses. J’ai réalisé des économies de près de 10 XNUMX $ US. La grande majorité de ce coût provient de la fin de notre abonnement à notre service CRM et de gestion des médias sociaux. Le service est puissant, trop puissant et ne répond pas réellement aux besoins d'AVNation. Cela n'aurait pas été réalisé si je ne m'étais pas assis pour examiner nos besoins, nos processus et nos logiciels pour voir s'ils étaient toujours alignés. Le nôtre ne l’a pas fait. J'ai pu trouver une solution qui a simplifié nos opérations quotidiennes (un seul endroit pour l'information) et nous a permis d'économiser de l'argent. Prendre le temps de revoir notre façon de travailler est quelque chose dont nous pouvons probablement tous bénéficier. Tant sur le plan personnel que professionnel.

Maintenant, si vous voulez bien m'excuser, je dois documenter les changements afin que Tim, Matt et George sachent ce que j'ai fait. Ce qui est bien, c'est que je sais exactement où le mettre maintenant.

Au moment d’écrire ces lignes, Bradford est un agent libre.