Brain Balloon di Bradford #0022 – Anno nuovo, nuovi processi

Come molti di voi sanno, sono stato licenziato da Harman Professional il 21 dicembre 2017. Questo articolo riguarda ciò che ho fatto da allora. Se stai cercando un post che parla male di Harman o sputa ogni sorta di veleno, continua a cercare. Questo articolo non è l'articolo che stai cercando. Inoltre, non lo userò come blog personale in cui parlo di giocare sulla neve e andare al cinema... ecc. Questo articolo riguarda ciò che ho fatto all'interno di AVNation.

Come alcuni di voi sanno, Tim si prende una vacanza ogni anno durante le festività natalizie. Quest'anno ha commesso un errore. Mi ha lasciato a capo di tutto, e di fatto mi ha incaricato di apportare miglioramenti ai nostri processi; a tutti i processi. Negli ultimi sei anni e mezzo abbiamo messo insieme i processi e la gestione dei dati di AVNation in modo improvvisato. Man mano che avevamo bisogno di qualcosa, la aggiungevamo. A volte senza pensare al futuro. (Questo è il modo gentile per dire che non mi hanno consultato.) Di conseguenza, vari dati sono archiviati su servizi diversi o sull'hard disk di qualcun altro. Inoltre, nella testa di Tim c'erano altre cose oltre alle Fatine Confetto. Aveva contratti, argomenti per i programmi, progetti, blog e pensieri sui Bears. Ho indossato la mia divisa da addetto alle pulizie digitale e mi sono messo a organizzare e ripulire.

Sono fiducioso che non siamo l'unica entità che aveva bisogno di eseguire questo processo, ogni azienda dovrebbe sottoporsi a questo processo su base regolare. Libera le aziende dal pantano della frase “Abbiamo sempre fatto così”. Permette invece alle persone di chiedersi: “Perché lo facciamo in questo modo?” So per esperienza che a volte viene implementato un nuovo software in modo che funzioni esattamente come il vecchio software, indipendentemente dal fatto che si tratti di una procedura consigliata o meno.

La prima domanda che mi sono posto è stata: “Sé, cosa rende difficile fare le cose di AVNation?” Ho stilato una lista. Alcuni di questi potrebbero anche rappresentare un problema nella tua organizzazione. L'elenco era più lungo di quanto pensassi. Ho incluso anche i commenti di Tim mentre stavamo valutando i nostri contratti software.

1. C'è roba dappertutto!
   1. Slack
   2. Trello
   3. Google drive
   4. dropbox
   5. Amazon S3
   6. Discussioni di posta elettronica
   7. Google Hangouts
   8. Google Chat
   9. Zoom riunioni
   10. I personal computer delle persone
   11. Wiki interno
2. Pianificazione di riunioni
3. Aiutare le persone con la loro posta elettronica
4. Strumenti di collaborazione
5. Gestione delle attività condivise
6. Pianificazione del progetto
7. Dove si trovano i file di origine
8. Chi sono i sottoscrittori attivi
9. Individuazione degli ambiti di lavoro per ciascun sottoscrittore
10. Individuazione dei loghi per ciascun sottoscrittore
11. Argomenti e programma del sondaggio
12. Qual è il calendario editoriale
13. Documentare il processo di...
    1. intitolare gli episodi dei podcast
    2. pubblicare un episodio
    3. ottenere il rimborso dei soldi spesi
14. Rendere gli altri membri del team consapevoli delle cose del sito web
15. Consentire ad altre persone di parlarmi dei problemi del sito web
16. La lista di Tim
    1. Elenchi e-mail per newsletter
    2. Strumento di gestione delle iscrizioni alle newsletter
    3. Pagine di destinazione per collegamenti nelle newsletter o per altri eventi speciali
    4. Responsabile delle relazioni con i clienti per la parte vendite/sottoscrizioni dell'azienda
    5. Integrazione con la posta elettronica: bello da avere
    6. Elenchi di monitoraggio: bello da avere
    7. Monitoraggio delle offerte: bello da avere

Sono abbastanza sicuro che, valutando altre aziende, la maggior parte delle persone arriverebbe a elenchi molto simili. So che non siamo gli unici a cercare di risolvere questi problemi. Non si tratta di problematiche uniche. Quindi ho fatto quello che farebbe chiunque: ho cercato su Google. In realtà uso DuckDuckGo , il motivo è semplice: "La nostra politica sulla privacy è semplice: non raccogliamo né condividiamo alcuna informazione personale". Ho iniziato a cercare "software di collaborazione", "condivisione di file", "controllo delle revisioni", "pianificazione di gruppo" e "elenchi di attività condivisi".

C'erano molte soluzioni disponibili tramite open source. Alcuni di questi sembravano promettenti, altri non valevano il tempo necessario per scaricarli. Avendo utilizzato vari strumenti nella mia carriera, ho continuato a confrontare tutto con Microsoft Exchange per molte funzionalità; e-mail, contatti, calendario, gestione attività, calendari condivisi, attività condivise, contatti condivisi. Sono andato alla ricerca di una soluzione Exchange ospitata. Uno che possiamo permetterci, ed è qui che il Software as a Service è utile.

In precedenza utilizzavo il servizio di posta elettronica di Rackspace per le mie email personali. Ne ero soddisfatto. Ho smesso perché Apple lo ha reso inutilizzabile. Apple ha rilasciato un aggiornamento di iOS e l'utilizzo della posta elettronica è diventato più complesso. So che il loro supporto è eccellente. So anche che avrebbe risolto i problemi di pianificazione di gruppo come parte del servizio. Sapevo inoltre che offrivano Microsoft Exchange in hosting. Sono andato su Rackspace per ordinare Exchange. Poi è arrivata la sorpresa del giorno: il SaaS si è rivelato ancora una volta vincente. Allo stesso prezzo di Microsoft Exchange in hosting, si poteva sottoscrivere un abbonamento a Office 365 in hosting, che include Exchange e SharePoint 365, come si può vedere qui.

Ho rivisto il mio elenco confrontandolo con le applicazioni di Office 365.

1. C'è roba dappertutto! – OneDrive, 1 TB per utente
2. Pianificazione riunioni – Calendario scambi
3. Aiutare le persone con la loro posta elettronica: emailhelp.rackspace.com
4. Strumenti di collaborazione: SharePoint, Planner, ToDo, Skype for Business,
5. Gestione di attività condivise: SharePoint ed Exchange
6. Pianificazione del progetto: modelli e app secondarie di SharePoint
7. Dove si trovano i file di origine: tutto in OneDrive può essere gestito in SharePoint
8. Chi sono i sottoscrittori attivi – SharePoint
9. Trovare gli ambiti di lavoro per ciascun sottoscrittore: OneNote o SharePoint
10. Individuazione dei loghi per ciascun sottoscrittore: OneDrive
11. Argomenti del sondaggio e pianificazione della pagina OneNote o SharePoint
12. Cos'è il calendario editoriale – Exchange o SharePoint
13. Documentare il processo di... – SharePoint, OneNote
14. Rendere gli altri membri del team consapevoli degli aspetti del sito Web: SharePoint, Yammer, Exchange
15. Consentire ad altre persone di parlarmi dei problemi del sito Web: SharePoint, Yammer, Exchange
16. La lista di Tim
    1. Elenchi e-mail per newsletter: Excel, Word e Outlook
    2. Strumento di gestione delle iscrizioni alle newsletter – Excel
    3. Pagine di destinazione per collegamenti nelle newsletter o per altri eventi speciali – WordPress già in uso
    4. Responsabile delle relazioni con i clienti: SharePoint, Exchange, OneDrive
    5. Integrazione con la posta elettronica – Microsoft Flow
    6. Elenchi di monitoraggio: SharePoint o Exchange
    7. Monitoraggio delle offerte: SharePoint

Sì, Microsoft ha fatto le sue ricerche e ha capito di cosa hanno bisogno la maggior parte delle aziende. Aveva integrato molti metodi di lavoro, oltre a fornire best practice che semplificavano le cose. Aveva anche aggiunto soluzioni per i casi in cui non esisteva una soluzione adeguata. Microsoft include Microsoft Flow , uno strumento di automazione facile da usare. È qui che eccelle davvero. L'automazione include connessioni con altri servizi che utilizziamo. Ad esempio, la soluzione per le liste email di Microsoft Office non è potente come MailChimp, ma possiamo creare facilmente un collegamento tra i nostri dati Microsoft e MailChimp. Lo stesso vale per SurveyMonkey, Twitter e WordPress, il nostro motore principale per il sito web. Ha anche permesso a Tim di personalizzare il suo flusso di lavoro in base alle sue esigenze; ​​io non ho dovuto apportare alcuna modifica al mio flusso di lavoro o alla soluzione di base.

Attraverso questa recensione ho scoperto tantissime cose. Ho riscontrato un risparmio sui costi, quasi 10 dollari. La stragrande maggioranza di questo costo deriva dalla fine del nostro abbonamento al nostro servizio CRM e di gestione dei social media. Il servizio è potente, troppo potente e in realtà non soddisfa le esigenze di AVNation. Non l'avrei realizzato se non mi fossi seduto a rivedere le nostre esigenze, il nostro processo e il nostro software per vedere se sono ancora tutti allineati. Il nostro no. Sono riuscito a trovare una soluzione che ha semplificato le nostre operazioni quotidiane (un unico luogo per le informazioni) e ci ha fatto risparmiare denaro. Dedicare il tempo a rivedere il modo in cui stiamo lavorando è qualcosa da cui probabilmente tutti possiamo trarre beneficio. Sia a livello personale che professionale.

Ora, se volete scusarmi, devo documentare i cambiamenti in modo che Tim, Matt e George sappiano cosa ho fatto. La cosa bella è che adesso so esattamente dove metterlo.

Al momento in cui scrivo, Bradford è un agente libero.