Bradfords hersenballon #0022 – Nieuw jaar, nieuwe processen

Zoals velen van jullie weten ben ik op 21 december 2017 ontslagen bij Harman Professional. Deze column gaat over wat ik sindsdien heb gedaan. Als je op zoek bent naar een bericht waarin je slecht over Harman praat of allerlei soorten gif spuugt, blijf dan zoeken. Dit artikel is niet het artikel dat u zoekt. Ik ga dit ook niet gebruiken als mijn persoonlijke blog over spelen in de sneeuw en naar de film gaan … enz. Dit artikel gaat over wat ik heb gedaan binnen AVNation.

Zoals sommigen van jullie weten, neemt Tim elk jaar vakantie tijdens de feestdagen. Dit jaar maakte hij een fout. Hij liet mij de leiding nemen en gaf me zelfs de opdracht om onze processen te verbeteren; alle processen. We hebben de processen en het databeheer van AVNation de afgelopen zes en een half jaar op ad-hocbasis in elkaar geknutseld. We voegden dingen toe als we ze nodig hadden. Soms zonder na te denken over de toekomst. (Dat is de beleefde manier om te zeggen dat ze het me niet hebben gevraagd.) Het gevolg is dat verschillende gegevens op verschillende services of op iemands harde schijf zijn opgeslagen. Bovendien had Tim meer dan alleen suikerfeeën in zijn hoofd. Hij had afspraken, onderwerpen voor shows, projecten, blogs en gedachten over de Bears. Ik trok mijn digitale schoonmaakpak aan en ging aan de slag met organiseren en opruimen.

Ik ben ervan overtuigd dat wij niet de enige entiteit zijn die dit proces moet uitvoeren; elk bedrijf zou dit proces regelmatig moeten doorlopen. Het bevrijdt bedrijven uit het moeras van de zin: “We hebben het altijd zo gedaan.” In plaats daarvan kunnen mensen vragen: “Waarom doen we het op deze manier?” Uit ervaring weet ik dat er momenten zijn dat nieuwe software zo wordt geïmplementeerd dat deze net zo werkt als de oude software, of het nu een best practice is of niet.

De eerste vraag die ik mezelf stelde was: "Zelf, wat maakt het moeilijk om AVNation-dingen te doen?" Ik heb een lijst bedacht. Sommige hiervan kunnen ook een probleem zijn in uw organisatie. De lijst was langer dan ik dacht dat het zou zijn. Ik heb ook opmerkingen van Tim toegevoegd toen we onze softwarecontracten evalueerden.

1. Overal liggen spullen!
   1. Slack
   2. Trello
   3. Google Drive
   4. dropbox
   5. Amazon S3
   6. E-mailthreads
   7. Google Hangouts
   8. Google Chatten
   9. Zoom vergaderingen
   10. Persoonlijke computers van mensen
   11. Interne wiki
2. Vergaderingen plannen
3. Mensen helpen met hun e-mail
4. Samenwerkingsinstrumenten
5. Gedeelde taken beheren
6. Project planning
7. Waar bronbestanden zich bevinden
8. Wie zijn de actieve verzekeraars
9. Het vinden van werkomvang voor elke verzekeraar
10. Lokaliseren van logo's voor elke verzekeraar
11. Poll-onderwerpen en planning
12. Wat is de redactiekalender
13. Het documenteren van het proces van…
    1. podcastafleveringen een titel geven
    2. een aflevering plaatsen
    3. een vergoeding krijgen voor het geld dat ik heb uitgegeven
14. De andere teamleden op de hoogte stellen van websitezaken
15. Anderen mij laten vertellen over websiteproblemen
16. Tims lijst
    1. E-maillijsten voor nieuwsbrieven
    2. Beheertool voor nieuwsbriefabonnementen
    3. Landingspagina's voor links in nieuwsbrieven of voor andere speciale evenementen
    4. Customer Relationship Manager voor het verkoop-/acceptatiegedeelte van het bedrijf
    5. Integratie met e-mail – leuk om te hebben
    6. Trackinglijsten – leuk om te hebben
    7. Deals volgen – leuk om te hebben

Ik ben er vrij zeker van dat de meeste mensen, bij het evalueren van andere bedrijven, tot vergelijkbare lijsten zouden komen. Ik weet dat we niet de enigen zijn die met deze problemen worstelen. Deze problemen zijn niet uniek. Dus deed ik wat iedereen doet: ik ging googelen. Eigenlijk gebruik ik DuckDuckGo , de reden is simpel: "Ons privacybeleid is eenvoudig: we verzamelen of delen geen van uw persoonlijke gegevens." Ik begon te zoeken naar "samenwerkingssoftware", "bestandsdeling", "versiebeheer", "groepsplanning" en "gedeelde takenlijsten".

Er waren veel oplossingen beschikbaar via open source. Sommige hiervan zagen er veelbelovend uit, andere waren de tijd die het kostte om ze te downloaden niet waard. Nadat ik in mijn carrière verschillende tools had gebruikt, bleef ik alles vergelijken met Microsoft Exchange voor veel van de functies; e-mail, contacten, agenda's, taakbeheer, gedeelde agenda's, gedeelde taken, gedeelde contacten. Ik ging op zoek naar een gehoste Exchange-oplossing. Een die we ons kunnen veroorloven, en dat is waar Software as a Service nuttig is.

Voorheen gebruikte ik Rackspace e-mail voor mijn persoonlijke e-mail. Ik was er tevreden mee. De reden dat ik ermee stopte, was dat Apple het onbruikbaar maakte. Apple bracht een iOS-update uit en e-mail werkte daarna niet meer. Ik weet dat hun support uitstekend is. Ik wist ook dat het de problemen met groepsplanning zou oplossen als onderdeel van de service. Bovendien wist ik dat ze gehoste Microsoft Exchange aanboden. Dus ging ik naar Rackspace om Exchange te bestellen. Toen kwam de verrassing van de dag: SaaS bood opnieuw uitkomst. Voor dezelfde prijs als gehoste Microsoft Exchange kon je je abonneren op gehoste Office 365, inclusief Exchange en SharePoint 365. Je kunt het hier bekijken.

Ik heb mijn lijst beoordeeld en vergeleken met de applicaties binnen Office 365.

1. Overal liggen spullen! – OneDrive, 1TB per gebruiker
2. Vergaderingen plannen – Uitwisselkalenders maken
3. Mensen helpen met hun e-mail – emailhelp.rackspace.com
4. Samenwerkingstools – SharePoint, Planner, ToDo, Skype voor Bedrijven,
5. Gedeelde taken beheren – SharePoint en Exchange
6. Projectplanning – SharePoint-sjablonen en sub-apps
7. Waar bronbestanden zich bevinden – Alles in OneDrive kan worden beheerd in SharePoint
8. Wie zijn de actieve verzekeraars – SharePoint
9. Het vinden van de werkomvang voor elke verzekeraar – OneNote of SharePoint
10. Logo's zoeken voor elke verzekeraar – OneDrive
11. Poll-onderwerpen en planning van OneNote of Sharepoint-pagina
12. Wat is de redactionele kalender – Exchange of SharePoint
13. Documenteren van het proces van… – SharePoint, OneNote
14. De andere teamleden bewust maken van websitezaken – SharePoint, Yammer, Exchange
15. Anderen mij laten vertellen over websiteproblemen – SharePoint, Yammer, Exchange
16. Tims lijst
    1. E-maillijsten voor nieuwsbrieven – Excel, Word en Outlook
    2. Beheertool voor nieuwsbriefabonnementen – Excel
    3. Landingspagina's voor links in nieuwsbrieven of voor andere speciale evenementen – WordPress wordt al gebruikt
    4. Klantrelatiebeheerder – SharePoint, Exchange, OneDrive
    5. Integratie met e-mail – Microsoft Flow
    6. Trackinglijsten – SharePoint of Exchange
    7. Deals volgen – SharePoint

Ja, Microsoft had zijn onderzoek gedaan en wist precies wat de meeste bedrijven nodig hebben. Ze hadden talloze ingebouwde manieren om te werken, evenals aanbevolen werkwijzen die het proces vereenvoudigen. Ook boden ze oplossingen voor situaties waarin ze geen kant-en-klare oplossing hadden. Microsoft Flow is een gebruiksvriendelijke automatiseringstool. En daarin blinkt het echt uit. Automatisering met koppelingen naar andere services die we gebruiken. De e-maillijstoplossing van Microsoft Office is bijvoorbeeld niet zo krachtig als MailChimp, maar we kunnen eenvoudig een koppeling maken tussen onze Microsoft-gegevens en MailChimp. Hetzelfde geldt voor SurveyMonkey, Twitter en WordPress, de engine van onze belangrijkste website. Het heeft Tim ook in staat gesteld zijn workflow aan te passen aan zijn behoeften; ik hoef geen wijzigingen aan te brengen in mijn workflow of de basisoplossing.

Door deze review ben ik veel dingen te weten gekomen. Ik heb kostenbesparingen gevonden, bijna 10 dollar. Het overgrote deel van deze kosten komt voort uit het beëindigen van ons abonnement op onze CRM- en Social Media Management-service. De dienst is krachtig, te krachtig en voldoet eigenlijk niet aan de behoeften van AVNation. Dit zou niet gerealiseerd zijn als ik niet was gaan zitten om onze behoeften, ons proces en onze software te beoordelen om te zien of ze allemaal nog steeds op elkaar aansluiten. Die van ons niet. Ik kon een oplossing bedenken die onze dagelijkse werkzaamheden vereenvoudigde (één locatie voor informatie) en ons geld bespaart. Tijd besteden aan het evalueren van hoe we werken, is iets waar we waarschijnlijk allemaal profijt van kunnen hebben. Zowel op persoonlijk als professioneel vlak.

Als u mij nu wilt excuseren, ik moet de wijzigingen documenteren zodat Tim, Matt en George weten wat ik heb gedaan. Het mooie is dat ik nu precies weet waar ik het moet laten.

Op het moment dat dit artikel wordt geschreven, is Bradford een free agent.