Bradfords hersenballon #0022 – Nieuw jaar, nieuwe processen

Zoals velen van jullie weten ben ik op 21 december 2017 ontslagen bij Harman Professional. Deze column gaat over wat ik sindsdien heb gedaan. Als je op zoek bent naar een bericht waarin je slecht over Harman praat of allerlei soorten gif spuugt, blijf dan zoeken. Dit artikel is niet het artikel dat u zoekt. Ik ga dit ook niet gebruiken als mijn persoonlijke blog over spelen in de sneeuw en naar de film gaan … enz. Dit artikel gaat over wat ik heb gedaan binnen AVNation.

Zoals sommigen van jullie weten neemt Tim jaarlijks vakantie tijdens de feestdagen. Dit jaar maakte hij een fout. Hij liet mij de leiding nemen en gaf mij feitelijk de opdracht om verbeteringen aan te brengen in onze processen; allen processen. We hebben de afgelopen zes en een half jaar de processen en het gegevensbeheer van AVNation op ad-hocbasis in elkaar gezet. Omdat we dingen nodig hadden, hebben we ze toegevoegd. Soms zonder aan de toekomst te denken. (Dat is de beleefde manier om te zeggen dat ze het mij niet hebben gevraagd.) Als gevolg hiervan worden verschillende gegevens op verschillende diensten of op iemands harde schijf opgeslagen. Daarnaast zaten er nog andere dingen in Tims hoofd dan Sugar Plum Fairies. Hij had overeenkomsten, showonderwerpen, projecten, blogs en gedachten over de beren. Ik trok mijn digitale conciërge-outfit aan en ging aan de slag met organiseren en schoonmaken.

Ik ben ervan overtuigd dat wij niet de enige entiteit zijn die dit proces moet uitvoeren; elk bedrijf zou dit proces regelmatig moeten doorlopen. Het bevrijdt bedrijven uit het moeras van de zin: “We hebben het altijd zo gedaan.” In plaats daarvan kunnen mensen vragen: “Waarom doen we het op deze manier?” Uit ervaring weet ik dat er momenten zijn dat nieuwe software zo wordt geïmplementeerd dat deze net zo werkt als de oude software, of het nu een best practice is of niet.

De eerste vraag die ik mezelf stelde was: "Zelf, wat maakt het moeilijk om AVNation-dingen te doen?" Ik heb een lijst bedacht. Sommige hiervan kunnen ook een probleem zijn in uw organisatie. De lijst was langer dan ik dacht dat het zou zijn. Ik heb ook opmerkingen van Tim toegevoegd toen we onze softwarecontracten evalueerden.

1. Overal liggen spullen!
   1. Slack
   2. Trello
   3. Google Drive
   4. dropbox
   5. Amazon S3
   6. E-mailthreads
   7. Google Hangouts
   8. Google Chatten
   9. Zoom vergaderingen
   10. Persoonlijke computers van mensen
   11. Interne wiki
2. Vergaderingen plannen
3. Mensen helpen met hun e-mail
4. Samenwerkingsinstrumenten
5. Gedeelde taken beheren
6. Project planning
7. Waar bronbestanden zich bevinden
8. Wie zijn de actieve verzekeraars
9. Het vinden van werkomvang voor elke verzekeraar
10. Lokaliseren van logo's voor elke verzekeraar
11. Poll-onderwerpen en planning
12. Wat is de redactiekalender
13. Het documenteren van het proces van…
    1. podcastafleveringen een titel geven
    2. een aflevering plaatsen
    3. een vergoeding krijgen voor het geld dat ik heb uitgegeven
14. De andere teamleden op de hoogte stellen van websitezaken
15. Anderen mij laten vertellen over websiteproblemen
16. Tims lijst
    1. E-maillijsten voor nieuwsbrieven
    2. Beheertool voor nieuwsbriefabonnementen
    3. Landingspagina's voor links in nieuwsbrieven of voor andere speciale evenementen
    4. Customer Relationship Manager voor het verkoop-/acceptatiegedeelte van het bedrijf
    5. Integratie met e-mail – leuk om te hebben
    6. Trackinglijsten – leuk om te hebben
    7. Deals volgen – leuk om te hebben

Ik ben er vrij zeker van dat bij het evalueren van andere bedrijven de meeste mensen met zeer vergelijkbare lijsten zouden komen. Ik weet dat wij niet de enigen zijn die deze problemen proberen op te lossen. Deze problemen zijn niet uniek. Dus ik deed wat iedereen doet: ik ging naar de Googles. Eigenlijk gebruik ik Duck Duck Go, de reden is simpel: “Ons privacybeleid is simpel: we verzamelen of delen geen van uw persoonlijke gegevens.” Ik begon te zoeken naar ‘samenwerkingssoftware’, ‘bestanden delen’, ‘revisiebeheer’, ‘groepsplanning’ en ‘Gedeelde takenlijsten’.

Er waren veel oplossingen beschikbaar via open source. Sommige hiervan zagen er veelbelovend uit, andere waren de tijd die het kostte om ze te downloaden niet waard. Nadat ik in mijn carrière verschillende tools had gebruikt, bleef ik alles vergelijken met Microsoft Exchange voor veel van de functies; e-mail, contacten, agenda's, taakbeheer, gedeelde agenda's, gedeelde taken, gedeelde contacten. Ik ging op zoek naar een gehoste Exchange-oplossing. Een die we ons kunnen veroorloven, en dat is waar Software as a Service nuttig is.

Vroeger had ik gebruikt Rackspace e-mail voor mijn persoonlijke post. Ik was er blij mee. De reden dat ik stopte, was dat Apple het kapot maakte. TApple deed een iOS-update en langer e-mailen was een zetje. Ik weet dat hun ondersteuning uitstekend is. Ik weet ook dat het groepsplanningsproblemen zou oplossen als onderdeel van de service. Ik wist ook dat ze gehoste Microsoft Exchange aanboden. Op naar Rackspace om Exchange te bestellen. Toen kwam de verrassing van de dag: SaaS kwam weer voorbij. Voor dezelfde prijs als gehoste Microsoft Exchange kon men zich abonneren op gehoste Office 365, inclusief Exchange en SharePoint 365, je kunt het hier zien.

Ik heb mijn lijst beoordeeld en vergeleken met de applicaties binnen Office 365.

1. Overal liggen spullen! – OneDrive, 1TB per gebruiker
2. Vergaderingen plannen – Uitwisselkalenders maken
3. Mensen helpen met hun e-mail – emailhelp.rackspace.com
4. Samenwerkingstools – SharePoint, Planner, ToDo, Skype voor Bedrijven,
5. Gedeelde taken beheren – SharePoint en Exchange
6. Projectplanning – SharePoint-sjablonen en sub-apps
7. Waar bronbestanden zich bevinden – Alles in OneDrive kan worden beheerd in SharePoint
8. Wie zijn de actieve verzekeraars – SharePoint
9. Het vinden van de werkomvang voor elke verzekeraar – OneNote of SharePoint
10. Logo's zoeken voor elke verzekeraar – OneDrive
11. Poll-onderwerpen en planning van OneNote of Sharepoint-pagina
12. Wat is de redactionele kalender – Exchange of SharePoint
13. Documenteren van het proces van… – SharePoint, OneNote
14. De andere teamleden bewust maken van websitezaken – SharePoint, Yammer, Exchange
15. Anderen mij laten vertellen over websiteproblemen – SharePoint, Yammer, Exchange
16. Tims lijst
    1. E-maillijsten voor nieuwsbrieven – Excel, Word en Outlook
    2. Beheertool voor nieuwsbriefabonnementen – Excel
    3. Landingspagina's voor links in nieuwsbrieven of voor andere speciale evenementen – WordPress wordt al gebruikt
    4. Klantrelatiebeheerder – SharePoint, Exchange, OneDrive
    5. Integratie met e-mail – Microsoft Flow
    6. Trackinglijsten – SharePoint of Exchange
    7. Deals volgen – SharePoint

Ja, Microsoft had onderzoek gedaan en ontdekt wat de meeste bedrijven nodig hebben. Ze hadden veel ingebouwde manieren om te werken, en ze hadden ook praktijken aanbevolen die ervoor zorgden dat alles gemakkelijk werkte. Ze voegden ook oplossingen toe voor als ze niet de juiste oplossing hadden. Microsoft omvat Microsoft Flow, een eenvoudig te gebruiken automatiseringstool. Dat was waar het echt uitblinkt. Automatisering die verbindingen omvat met andere diensten die we gebruiken. De e-maillijstoplossing met Microsoft Office is bijvoorbeeld niet zo krachtig als MailChimp, we kunnen eenvoudig een koppeling maken tussen onze Microsoft-gegevens en MailChimp. Hetzelfde voor SurveyMonkey, Twitter WordPress, onze belangrijkste website-engine. Het heeft Tim ook in staat gesteld zijn workflowproces aan te passen aan zijn behoeften; Ik hoef geen wijzigingen aan te brengen in mijn workflow of de basisoplossing.

Door deze review ben ik veel dingen te weten gekomen. Ik heb kostenbesparingen gevonden, bijna 10 dollar. Het overgrote deel van deze kosten komt voort uit het beëindigen van ons abonnement op onze CRM- en Social Media Management-service. De dienst is krachtig, te krachtig en voldoet eigenlijk niet aan de behoeften van AVNation. Dit zou niet gerealiseerd zijn als ik niet was gaan zitten om onze behoeften, ons proces en onze software te beoordelen om te zien of ze allemaal nog steeds op elkaar aansluiten. Die van ons niet. Ik kon een oplossing bedenken die onze dagelijkse werkzaamheden vereenvoudigde (één locatie voor informatie) en ons geld bespaart. Tijd besteden aan het evalueren van hoe we werken, is iets waar we waarschijnlijk allemaal profijt van kunnen hebben. Zowel op persoonlijk als professioneel vlak.

Als u mij nu wilt excuseren, ik moet de wijzigingen documenteren zodat Tim, Matt en George weten wat ik heb gedaan. Het mooie is dat ik nu precies weet waar ik het moet laten.

Op het moment dat dit artikel wordt geschreven, is Bradford een free agent.