Balão Cerebral de Bradford #0022 – Ano Novo, Novos Processos

Como muitos de vocês sabem, fui demitido da Harman Professional em 21 de dezembro de 2017. Esta coluna é sobre o que tenho feito desde então. Se você está procurando uma postagem falando mal de Harman ou jorrando todo tipo de veneno, continue procurando. Este artigo não é o artigo que você está procurando. Também não vou usar isso como meu blog pessoal falando sobre brincar na neve e ir ao cinema… etc. Este artigo é sobre o que tenho feito na AVNation.

Como alguns de vocês sabem, Tim tira férias todos os anos durante as festas de fim de ano. Este ano, ele cometeu um erro. Deixou-me responsável e, na verdade, incumbiu-me de implementar melhorias em todos os nossos processos. Ao longo dos últimos seis anos e meio, os processos e a gestão de dados da AVNation foram sendo improvisados. Conforme precisávamos de algo, adicionávamos. Às vezes, sem pensar no futuro. (Essa é a maneira educada de dizer que não me consultaram.) Como resultado, vários dados estão armazenados em diferentes serviços ou no disco rígido de alguém. Além disso, havia outras coisas na cabeça do Tim além da Fada Açucarada. Ele tinha contratos, temas para o programa, projetos, blogs e pensamentos sobre os Ursos. Vesti meu uniforme de zelador digital e comecei a organizar e limpar tudo.

Estou confiante de que não somos a única entidade que precisava de fazer este processo, todas as empresas deveriam passar por este processo regularmente. Liberta as empresas do atoleiro da frase: “Sempre fizemos assim”. Em vez disso, permite que as pessoas perguntem: “Por que fazemos assim?” Sei por experiência própria que há momentos em que um novo software é implementado para que funcione exatamente como o software antigo, seja uma prática recomendada ou não.

A primeira pergunta que me fiz foi “Eu, o que torna difícil fazer as coisas da AVNation?” Eu criei uma lista. Alguns deles também podem ser um problema em sua organização. A lista era mais longa do que pensei que seria. Também incluí comentários de Tim enquanto estávamos avaliando nossos contratos de software.

1. As coisas estão por todo lado!
   1. Slack
   2. Trello
   3. Google drive
   4. Dropbox
   5. Amazon S3
   6. Tópicos de e-mail
   7. Google Hangouts
   8. Bate-papo do Google
   9. Reuniões Zoom
   10. Computadores pessoais das pessoas
   11. Wiki interno
2. Agendando reuniões
3. Ajudando as pessoas com seus e-mails
4. Ferramentas de colaboração
5. Gerenciando tarefas compartilhadas
6. Planejamento de Projetos
7. Onde os arquivos de origem estão localizados
8. Quem são os subscritores ativos
9. Encontrar escopos de trabalho para cada subscritor
10. Localizando logotipos para cada subscritor
11. Tópicos e programação da pesquisa
12. Qual é o calendário editorial
13. Documentando o processo de…
    1. titulação de episódios de podcast
    2. postando um episódio
    3. sendo reembolsado pelo dinheiro que gastei
14. Informar os outros membros da equipe sobre as coisas do site
15. Permitir que outras pessoas me falem sobre problemas do site
16. Lista de Tim
    1. Listas de e-mail para boletins informativos
    2. Ferramenta de gestão para assinaturas de newsletters
    3. Páginas de destino para links em boletins informativos ou para outros eventos especiais
    4. Gerente de relacionamento com o cliente para a parte de vendas/subscrição do negócio
    5. Integração com e-mail – é bom ter
    6. Listas de rastreamento – é bom ter
    7. Acompanhamento de ofertas – é bom ter

Tenho quase certeza de que, ao avaliar outras empresas, a maioria das pessoas chegaria a listas muito semelhantes. Sei que não somos os únicos tentando resolver esses problemas. Eles não são exclusivos da empresa. Então, fiz o que todo mundo faz: fui ao Google. Na verdade, uso o DuckDuckGo , e o motivo é simples: "Nossa política de privacidade é simples: não coletamos nem compartilhamos nenhuma de suas informações pessoais". Comecei a pesquisar por "software de colaboração", "compartilhamento de arquivos", "controle de versão", "agendamento em grupo" e "listas de tarefas compartilhadas".

Havia muitas soluções disponíveis via código aberto. Alguns deles pareciam promissores, outros não valiam o tempo gasto para baixá-los. Tendo usado várias ferramentas em minha carreira, continuei comparando tudo ao Microsoft Exchange em muitos dos recursos; e-mail, contatos, calendário, gerenciamento de tarefas, calendários compartilhados, tarefas compartilhadas, contatos compartilhados. Procurei uma solução hospedada do Exchange. Um que possamos pagar, e é onde o Software como Serviço é útil.

Antes, eu usava o e-mail da Rackspace para meus e-mails pessoais e estava satisfeito. O motivo de eu ter parado foi que a Apple o desativou. A Apple lançou uma atualização do iOS e o serviço de e-mail deixou de funcionar por muito tempo. Eu sabia que o suporte deles era excelente e que isso resolveria os problemas de agendamento em grupo. Além disso, sabia que eles ofereciam o Microsoft Exchange hospedado. Fui até a Rackspace para contratar o Exchange. E então veio a surpresa do dia: o SaaS me surpreendeu novamente. Pelo mesmo preço do Microsoft Exchange hospedado, era possível assinar o Office 365 hospedado, incluindo Exchange e SharePoint 365. Você pode conferir aqui.

Revisei minha lista comparando-a com os aplicativos do Office 365.

1. As coisas estão por todo lado! – OneDrive, 1 TB por usuário
2. Agendamento de reuniões – Calendário Exchange
3. Ajudando as pessoas com seus e-mails – emailhelp.rackspace.com
4. Ferramentas de colaboração – SharePoint, Planner, ToDo, Skype for Business,
5. Gerenciando tarefas compartilhadas – SharePoint e Exchange
6. Planejamento de projetos – modelos e subaplicativos do SharePoint
7. Onde os arquivos de origem estão localizados – tudo no OneDrive pode ser gerenciado no SharePoint
8. Quem são os subscritores ativos – SharePoint
9. Encontrar escopos de trabalho para cada subscritor – OneNote ou SharePoint
10. Localizando logotipos para cada subscritor – OneDrive
11. Pesquise tópicos e agende a página do OneNote ou Sharepoint
12. Qual é o calendário editorial – Exchange ou SharePoint
13. Documentando o processo de… – SharePoint, OneNote
14. Informar os outros membros da equipe sobre as coisas do site – SharePoint, Yammer, Exchange
15. Permitir que outras pessoas me falem sobre problemas do site – SharePoint, Yammer, Exchange
16. Lista de Tim
    1. Listas de e-mail para boletins informativos – Excel, Word e Outlook
    2. Ferramenta de gestão de assinaturas de newsletter – Excel
    3. Landing pages para links em newsletters ou para outros eventos especiais – WordPress já em uso
    4. Gerente de Relacionamento com o Cliente – SharePoint, Exchange, OneDrive
    5. Integração com e-mail – Microsoft Flow
    6. Listas de rastreamento – SharePoint ou Exchange
    7. Acompanhamento de negócios – SharePoint

Sim, a Microsoft fez sua pesquisa e descobriu o que a maioria das empresas precisa. Eles tinham várias maneiras de trabalhar integradas, além de práticas recomendadas que facilitavam o processo. Também adicionaram soluções para quando não tinham a solução ideal. A Microsoft inclui o Microsoft Flow , uma ferramenta de automação fácil de usar. É aí que ele realmente brilha. Automação que inclui conexões com outros serviços que usamos. Por exemplo, a solução de lista de e-mails usando o Microsoft Office não é tão poderosa quanto o MailChimp, mas podemos criar um link entre nossos dados do Microsoft e o MailChimp facilmente. O mesmo vale para o SurveyMonkey, Twitter, WordPress e nossa plataforma principal de desenvolvimento web. Isso também permitiu que o Tim personalizasse seu fluxo de trabalho para atender às suas necessidades; eu não preciso fazer nenhuma alteração no meu fluxo de trabalho ou na solução base.

Através desta revisão descobri muitas coisas. Encontrei economia de custos, quase US$ 10 mil. A grande maioria deste custo resulta do término da nossa assinatura do nosso serviço de CRM e gerenciamento de mídias sociais. O serviço é poderoso, muito poderoso e na verdade não atende às necessidades da AVNation. Isso não teria sido realizado se eu não tivesse sentado para revisar nossas necessidades, nosso processo e nosso software para ver se todos ainda estavam alinhados. O nosso não. Consegui encontrar uma solução que simplificou nossas operações diárias (um local para informações) e nos economizou dinheiro. Gastar tempo para revisar como estamos trabalhando é algo de que provavelmente todos podemos nos beneficiar. Tanto a nível pessoal como profissional.

Agora, se me dá licença, preciso documentar as mudanças para que Tim, Matt e George saibam o que fiz. O melhor é que agora sei exatamente onde colocá-lo.

No momento em que este artigo foi escrito, Bradford era um agente livre.