Воздушный шар Брэдфорда № 0022 – Новый год, новые процессы

Как многие из вас знают, меня уволили из Harman Professional 21 декабря 2017 года. Эта колонка о том, чем я занимаюсь с тех пор. Если вы ищете пост, в котором говорится плохо о Хармане или извергается всякая злоба, продолжайте искать. Эта статья не та статья, которую вы ищете. Я также не собираюсь использовать это как свой личный блог, рассказывая об играх в снегу, походах в кино… и т. д. Эта статья о том, чем я занимаюсь в AVNation.

Как некоторые из вас знают, Тим ежегодно уходит в отпуск на время праздников. В этом году он совершил ошибку. Он оставил меня ответственной, и фактически поручил мне улучшить наши процессы; все процессы. За последние шесть с половиной лет мы на ходу создавали процессы и систему управления данными AVNation. По мере необходимости мы добавляли то, что нам было нужно. Иногда, не задумываясь о будущем. (Это вежливый способ сказать, что меня об этом не спрашивали.) В результате различные данные хранятся на разных сервисах или на чьем-то жестком диске. Кроме того, в голове у Тима были и другие вещи, помимо фей-сахарниц. У него были соглашения, темы для шоу, проекты, блоги и мысли о медведях. Я надела свой цифровой костюм уборщика и принялась за организацию и уборку.

Я уверен, что мы не единственная организация, которой необходимо пройти этот процесс, каждая компания должна проходить этот процесс на регулярной основе. Это освобождает компании от трясины фразы: «Мы всегда поступали так». Вместо этого это позволяет людям спрашивать: «Почему мы делаем это таким образом?» По опыту я знаю, что иногда новое программное обеспечение внедряется так, что оно действует точно так же, как старое, независимо от того, является ли это лучшей практикой или нет.

Первый вопрос, который я задал себе, был: «Что усложняет работу с AVNation?» Я придумал список. Некоторые из них также могут быть проблемой в вашей организации. Список оказался длиннее, чем я думал. Я также включил комментарии Тима, когда мы оценивали наши контракты на программное обеспечение.

1. Вещи повсюду!
   1. Вялый
   2. Trello
   3. Google Drive
   4. Dropbox
   5. Amazon S3
   6. Темы электронной почты
   7. Google Hangouts
   8. Google Чаты
   9. Zoom Встречи
   10. Персональные компьютеры людей
   11. Внутренняя вики
2. Планирование встреч
3. Помощь людям с их электронной почтой
4. Инструменты совместной работы
5. Управление общими задачами
6. Планирование проекта
7. Где находятся исходные файлы
8. Кто является активными андеррайтерами
9. Определение объемов работ для каждого андеррайтера
10. Расположение логотипов для каждого андеррайтера
11. Темы и расписание опросов
12. Какой редакционный календарь
13. Документирование процесса…
    1. название эпизодов подкаста
    2. публикую эпизод
    3. получить возмещение за потраченные деньги
14. Информирование других членов команды о материалах веб-сайта
15. Разрешить другим людям рассказывать мне о проблемах на сайте
16. Список Тима
    1. Списки адресов электронной почты для информационных бюллетеней
    2. Инструмент управления подписками на информационные бюллетени
    3. Целевые страницы для ссылок в информационных бюллетенях или для других специальных мероприятий.
    4. Менеджер по работе с клиентами отдела продаж/андеррайтинга
    5. Интеграция с электронной почтой – приятно иметь
    6. Списки отслеживания – приятно иметь
    7. Отслеживание сделок – приятно иметь

Я почти уверен, что, оценивая другие компании, большинство людей составили бы очень похожие списки. Я знаю, что мы не единственные, кто пытается разобраться в этих проблемах. Эти проблемы не уникальны. Поэтому я сделал то, что делает каждый, — обратился к Google. На самом деле я использую DuckDuckGo , причина проста: «Наша политика конфиденциальности проста: мы не собираем и не передаем вашу личную информацию». Я начал искать по запросам «программное обеспечение для совместной работы», «обмен файлами», «контроль версий», «групповое планирование» и «списки общих задач».

Было много решений, доступных через открытый исходный код. Некоторые из них выглядели многообещающе, некоторые не стоили времени, потраченного на их загрузку. За свою карьеру я использовал различные инструменты и постоянно сравнивал все с Microsoft Exchange по многим функциям; электронная почта, контакты, календарь, управление задачами, общие календари, общие задачи, общие контакты. Я отправился на поиски размещенного решения Exchange. Тот, который мы можем себе позволить, и именно здесь может оказаться полезным Программное обеспечение как услуга.

Раньше я пользовался электронной почтой Rackspace для личных сообщений. Я был доволен. Причина, по которой я перестал ею пользоваться, — Apple её испортила. Apple выпустила обновление iOS, и добавление электронной почты стало навязкой. Я знаю, что у них отличная поддержка. Я также знаю, что это решит проблемы с групповым планированием в рамках предоставляемой услуги. Я также знал, что они предлагают размещенный Microsoft Exchange. Отправился в Rackspace, чтобы заказать Exchange. И тут меня ждал сюрприз дня — SaaS снова выручил. За ту же цену, что и размещенный Microsoft Exchange, можно было подписаться на размещенный Office 365, включая Exchange и SharePoint 365, посмотреть можно здесь.

Я просмотрел свой список, сравнив его с приложениями в Office 365.

1. Вещи повсюду! – OneDrive, 1 ТБ на пользователя
2. Планирование встреч – Календарь обмена
3. Помощь людям с электронной почтой – emailhelp.rackspace.com
4. Инструменты для совместной работы — SharePoint, Planner, ToDo, Skype для бизнеса,
5. Управление общими задачами – SharePoint и Exchange
6. Планирование проекта — шаблоны SharePoint и дополнительные приложения
7. Где расположены исходные файлы: всем, что есть в OneDrive, можно управлять в SharePoint.
8. Кто является активными андеррайтерами – SharePoint
9. Определение объемов работ для каждого андеррайтера – OneNote или SharePoint
10. Поиск логотипов для каждого андеррайтера – OneDrive
11. Темы и расписание опросов на странице OneNote или Sharepoint
12. Какой редакционный календарь – Exchange или SharePoint?
13. Документирование процесса… – SharePoint, OneNote
14. Информирование других членов команды о материалах веб-сайта — SharePoint, Yammer, Exchange.
15. Разрешение другим людям рассказывать мне о проблемах с веб-сайтом – SharePoint, Yammer, Exchange
16. Список Тима
    1. Списки адресов электронной почты для информационных бюллетеней – Excel, Word и Outlook
    2. Инструмент управления подписками на информационные бюллетени – Excel
    3. Целевые страницы для ссылок в информационных бюллетенях или для других специальных мероприятий — WordPress уже используется.
    4. Менеджер по работе с клиентами – SharePoint, Exchange, OneDrive
    5. Интеграция с электронной почтой — Microsoft Flow
    6. Списки отслеживания — SharePoint или Exchange
    7. Отслеживание сделок – SharePoint

Да, Microsoft провела исследование и выяснила, что нужно большинству предприятий. У них было множество встроенных инструментов для работы, а также рекомендованные методы, которые упрощали задачу. Они также добавили решения на случай, когда подходящего решения не было. Microsoft включает в себя Microsoft Flow — простой в использовании инструмент автоматизации. Именно здесь он по-настоящему раскрывает свой потенциал. Автоматизация включает в себя подключение к другим используемым нами сервисам. Например, решение для управления списками рассылки с помощью Microsoft Office не такое мощное, как MailChimp, но мы можем легко создать связь между нашими данными Microsoft и MailChimp. То же самое относится к SurveyMonkey, Twitter, WordPress, нашему основному движку веб-сайта. Это также позволило Тиму настроить свой рабочий процесс в соответствии со своими потребностями; мне же не нужно вносить никаких изменений в свой рабочий процесс или базовое решение.

Благодаря этому обзору я узнал много вещей. Я обнаружил экономию средств, почти 10 тысяч долларов США. Подавляющая часть этих затрат связана с прекращением нашей подписки на нашу службу CRM и управления социальными сетями. Сервис мощный, слишком мощный и фактически не отвечает потребностям AVNation. Это не было бы реализовано, если бы я не исследовал наши потребности, наши процессы и наше программное обеспечение, чтобы убедиться, что все они по-прежнему совпадают. Наши этого не сделали. Мне удалось найти решение, которое упростило наши повседневные операции (одно место для получения информации) и сэкономило нам деньги. Потратить время на обзор того, как мы работаем, — это то, что, вероятно, принесет пользу каждому из нас. И на личном, и на профессиональном уровне.

Теперь, если вы меня извините, мне нужно задокументировать изменения, чтобы Тим, Мэтт и Джордж знали, что я сделал. Самое замечательное, что теперь я точно знаю, куда это положить.

На момент написания этой статьи Брэдфорд является свободным агентом.