Bradfords Brain Balloon #0022 – Neues Jahr, neue Prozesse

Wie viele von Ihnen wissen, wurde ich am 21. Dezember 2017 von Harman Professional entlassen. In dieser Kolumne geht es um das, was ich seitdem getan habe. Wenn Sie auf der Suche nach einem Beitrag sind, der schlecht über Harman spricht oder allerlei Gift ausstößt, dann suchen Sie weiter. Dieser Artikel ist nicht der Artikel, den Sie suchen. Ich werde dies auch nicht als meinen persönlichen Blog verwenden, in dem ich über das Spielen im Schnee, das Kino usw. spreche. In diesem Artikel geht es um das, was ich bei AVNation gemacht habe.

Wie einige von Ihnen wissen, nimmt Tim während der Ferienzeit jedes Jahr Urlaub. Dieses Jahr hat er einen Fehler gemacht. Er überließ mir die Verantwortung und beauftragte mich sogar damit, Verbesserungen an unseren Prozessen vorzunehmen; alle Prozesse. Wir haben in den letzten sechseinhalb Jahren die Prozesse und das Datenmanagement von AVNation auf Ad-hoc-Basis zusammengeschustert. Als wir Dinge brauchten, fügten wir sie hinzu. Manchmal ohne an die Zukunft zu denken. (Das ist die höfliche Art zu sagen, dass sie mich nicht gefragt haben.) Infolgedessen werden verschiedene Daten auf verschiedenen Diensten oder auf der Festplatte einer anderen Person gespeichert. Darüber hinaus gab es in Tims Kopf noch andere Dinge als Zuckerpflaumenfeen. Er hatte Vereinbarungen, Showthemen, Projekte, Blogs und Gedanken über die Bären. Ich zog mein digitales Hausmeister-Outfit an und machte mich an die Organisation und Reinigung.

Ich bin zuversichtlich, dass wir nicht das einzige Unternehmen sind, das diesen Prozess durchführen musste. Jedes Unternehmen sollte diesen Prozess regelmäßig durchlaufen. Es befreit Unternehmen aus dem Sumpf des Satzes „Das haben wir schon immer so gemacht.“ Stattdessen können die Leute fragen: „Warum machen wir das so?“ Aus Erfahrung weiß ich, dass es Zeiten gibt, in denen neue Software so implementiert wird, dass sie sich genauso verhält wie die alte Software, unabhängig davon, ob es sich um eine Best Practice handelt oder nicht.

Die erste Frage, die ich mir stellte, war: „Ich selbst, was macht es schwierig, AVNation-Sachen zu machen?“ Ich habe mir eine Liste ausgedacht. Einige davon könnten auch in Ihrer Organisation ein Problem darstellen. Die Liste war länger, als ich gedacht hatte. Ich habe auch Kommentare von Tim eingefügt, als wir unsere Softwareverträge bewerteten.

1. Das Zeug ist überall!
   1. Slack
   2. Trello
   3. Google Drive
   4. Dropbox
   5. Amazon S3
   6. E-Mail-Threads
   7. Google Hangout
   8. Google Chat
   9. Zoom-Meetings
   10. Die Personalcomputer der Menschen
   11. Internes Wiki
2. Besprechungen planen
3. Menschen mit ihren E-Mails helfen
4. Werkzeuge zur Zusammenarbeit
5. Gemeinsame Aufgaben verwalten
6. Projektplanung
7. Wo sich die Quelldateien befinden
8. Wer sind die aktiven Underwriter?
9. Finden von Arbeitsumfängen für jeden Underwriter
10. Suchen von Logos für jeden Underwriter
11. Umfragethemen und Zeitplan
12. Was ist der Redaktionskalender?
13. Dokumentation des Prozesses von…
    1. Betitelung von Podcast-Episoden
    2. eine Episode posten
    3. das Geld, das ich ausgegeben habe, erstattet zu bekommen
14. Machen Sie die anderen Teammitglieder auf Website-Sachen aufmerksam
15. Lassen Sie mich von anderen über Website-Probleme informieren
16. Tims Liste
    1. E-Mail-Listen für Newsletter
    2. Verwaltungstool für Newsletter-Abonnements
    3. Landingpages für Links in Newslettern oder für andere Sonderveranstaltungen
    4. Kundenbeziehungsmanager für den Vertriebs-/Underwriting-Bereich des Unternehmens
    5. Integration mit E-Mail – schön zu haben
    6. Trackinglisten – schön zu haben
    7. Tracking-Angebote – schön zu haben

Ich bin mir ziemlich sicher, dass die meisten Leute bei der Bewertung anderer Unternehmen auf sehr ähnliche Listen stoßen würden. Ich weiß, dass wir nicht die Einzigen sind, die versuchen, diese Probleme herauszufinden. Diese Probleme sind nicht einzigartig. Also habe ich getan, was jeder tut: Ich bin zu Google gegangen. Eigentlich benutze ich Duck GoDer Grund ist einfach: „Unsere Datenschutzrichtlinie ist einfach: Wir sammeln oder geben keine Ihrer persönlichen Daten weiter.“ Ich begann nach „Software für die Zusammenarbeit“, „Dateifreigabe“, „Revisionskontrolle“, „Gruppenplanung“ und „Listen gemeinsamer Aufgaben“ zu suchen.

Es gab viele Lösungen, die über Open Source verfügbar waren. Einige davon sahen vielversprechend aus, andere waren den Zeitaufwand für den Download nicht wert. Nachdem ich in meiner Karriere verschiedene Tools verwendet hatte, verglich ich wegen vieler Funktionen immer wieder alles mit Microsoft Exchange. E-Mail, Kontakte, Kalender, Aufgabenverwaltung, freigegebene Kalender, freigegebene Aufgaben, freigegebene Kontakte. Ich machte mich auf die Suche nach einer gehosteten Exchange-Lösung. Eines, das wir uns leisten können, und hier ist Software as a Service hilfreich.

Zuvor hatte ich verwendet Rackspace E-Mail für meine persönliche Post. Ich war damit zufrieden. Der Grund, warum ich aufgehört habe, war, dass Apple es kaputt gemacht hat. Apple hat ein iOS-Update durchgeführt und E-Mails länger zu versenden war ein Anstoß. Ich weiß, dass ihre Unterstützung ausgezeichnet ist. Ich weiß auch, dass es im Rahmen des Dienstes Probleme bei der Gruppenplanung lösen würde. Ich wusste auch, dass sie gehostetes Microsoft Exchange anbieten. Auf zu Rackspace, um Exchange zu bestellen. Dann kam die Überraschung des Tages: SaaS setzte sich wieder durch. Für den gleichen Preis wie gehostetes Microsoft Exchange könnte man gehostetes Office 365 abonnieren, einschließlich Exchange und SharePoint 365. Sie können es hier sehen.

Ich habe meine Liste überprüft und sie mit den Anwendungen in Office 365 verglichen.

1. Das Zeug ist überall! – OneDrive, 1 TB pro Benutzer
2. Planen von Besprechungen – Austauschkalender
3. Menschen mit ihren E-Mails helfen – emailhelp.rackspace.com
4. Tools für die Zusammenarbeit – SharePoint, Planner, ToDo, Skype for Business,
5. Gemeinsame Aufgaben verwalten – SharePoint und Exchange
6. Projektplanung – SharePoint-Vorlagen und Sub-Apps
7. Wo sich die Quelldateien befinden – Alles in OneDrive kann in SharePoint verwaltet werden
8. Wer sind die aktiven Underwriter – SharePoint
9. Finden von Arbeitsumfängen für jeden Underwriter – OneNote oder SharePoint
10. Auffinden der Logos für jeden Versicherer – OneDrive
11. Befragen Sie Themen und planen Sie OneNote oder Sharepoint Page
12. Was ist der Redaktionskalender – Exchange oder SharePoint?
13. Dokumentation des Prozesses von… – SharePoint, OneNote
14. Machen Sie die anderen Teammitglieder auf Website-Inhalte aufmerksam – SharePoint, Yammer, Exchange
15. Lassen Sie mich von anderen über Website-Probleme informieren – SharePoint, Yammer, Exchange
16. Tims Liste
    1. E-Mail-Listen für Newsletter – Excel, Word und Outlook
    2. Verwaltungstool für Newsletter-Abonnements – Excel
    3. Landingpages für Links in Newslettern oder für andere Sonderveranstaltungen – WordPress bereits im Einsatz
    4. Kundenbeziehungsmanager – SharePoint, Exchange, OneDrive
    5. Integration mit E-Mail – Microsoft Flow
    6. Trackinglisten – SharePoint oder Exchange
    7. Nachverfolgung von Angeboten – SharePoint

Ja, Microsoft hat recherchiert und herausgefunden, was die meisten Unternehmen brauchen. Sie verfügten über zahlreiche integrierte Arbeitsmethoden und empfahlen Vorgehensweisen, mit denen die Arbeit problemlos funktionierte. Sie haben auch Lösungen für den Fall hinzugefügt, dass sie nicht die richtige Lösung hatten. Microsoft beinhaltet Microsoft Flow, ein einfach zu bedienendes Automatisierungstool. Da glänzt es wirklich. Automatisierung, die Verbindungen zu anderen von uns genutzten Diensten umfasst. Beispielsweise ist die E-Mail-Listenlösung mit Microsoft Office nicht so leistungsstark wie MailChimp, wir können jedoch problemlos eine Verknüpfung zwischen unseren Microsoft-Daten und MailChimp erstellen. Das Gleiche gilt für SurveyMonkey, Twitter WordPress, unsere wichtigste Website-Engine. Es hat Tim außerdem ermöglicht, seinen Workflow-Prozess an seine Bedürfnisse anzupassen; Ich muss weder an meinem Workflow noch an der Basislösung Änderungen vornehmen.

Durch diese Rezension habe ich viele Dinge herausgefunden. Ich habe Kosteneinsparungen von fast 10 US-Dollar festgestellt. Der überwiegende Teil dieser Kosten entsteht durch die Beendigung unseres Abonnements für unseren CRM- und Social-Media-Management-Service. Der Dienst ist leistungsstark, zu leistungsfähig und entspricht nicht wirklich den Anforderungen von AVNation. Es wäre nicht realisiert worden, wenn ich mich nicht hingesetzt hätte, um unsere Bedürfnisse, unseren Prozess und unsere Software zu überprüfen, um zu sehen, ob sie alle noch übereinstimmen. Bei uns war das nicht der Fall. Ich konnte eine Lösung finden, die unsere täglichen Abläufe vereinfacht (ein Standort für Informationen) und uns Geld spart. Wir alle können wahrscheinlich davon profitieren, wenn wir uns die Zeit nehmen, unsere Arbeitsweise zu überprüfen. Sowohl auf persönlicher als auch beruflicher Ebene.

Wenn Sie mich jetzt entschuldigen würden, ich muss die Änderungen dokumentieren, damit Tim, Matt und George wissen, was ich getan habe. Das Tolle ist, dass ich jetzt genau weiß, wo ich es hinstellen muss.

Zum Zeitpunkt des Verfassens dieses Artikels ist Bradford ein Free Agent.