Bradford's Brain Balloon #0022 – Nouvelle année, nouveaux processus

Comme beaucoup d'entre vous le savent, j'ai été licencié chez Harman Professional le 21 décembre 2017. Cette chronique parle de ce que j'ai fait depuis. Si vous cherchez un article parlant mal d’Harman ou jaillissant de toutes sortes de venins, continuez à chercher. Cet article n’est pas l’article que vous recherchez. Je ne vais pas non plus l'utiliser comme blog personnel pour parler de jouer dans la neige et d'aller au cinéma… etc. Cet article porte sur ce que j'ai fait au sein d'AVNation.

Comme certains d'entre vous le savent, Tim prend des vacances annuelles pendant la période des Fêtes. Cette année, il a commis une erreur. Il m'a laissé la responsabilité et m'a en fait chargé d'apporter des améliorations à nos processus ; TOUTE processus. Au cours des six dernières années et demie, nous avons bricolé les processus et la gestion des données d'AVNation sur une base ad hoc. Comme nous avions besoin de choses, nous les avons ajoutées. Parfois sans penser à l’avenir. (C'est une manière polie de dire qu'ils ne me l'ont pas demandé.) En conséquence, diverses données sont stockées sur différents services ou sur le disque dur de quelqu'un. De plus, il y avait autre chose que les Fées Dragées dans la tête de Tim. Il avait des accords, des sujets d'émissions, des projets, des blogs et des réflexions sur les ours. J'ai enfilé ma tenue de concierge numérique et me suis occupé de l'organisation et du nettoyage.

Je suis convaincu que nous ne sommes pas la seule entité à devoir suivre ce processus ; chaque entreprise devrait suivre ce processus régulièrement. Cela libère les entreprises du bourbier de la phrase « Nous avons toujours procédé de cette façon ». Au lieu de cela, cela permet aux gens de se demander : « Pourquoi procédons-nous de cette façon ? » Je sais par expérience qu'il arrive parfois qu'un nouveau logiciel soit implémenté de manière à agir exactement comme l'ancien logiciel, que ce soit une bonne pratique ou non.

La première question que je me suis posée était « Moi, qu'est-ce qui rend difficile de faire des trucs avec AVNation ? » J'ai dressé une liste. Certains d’entre eux pourraient également poser problème au sein de votre organisation. La liste était plus longue que je ne le pensais. J'ai également inclus les commentaires de Tim alors que nous évaluions nos contrats logiciels.

1. Il y a des trucs partout !
   1. Slack
   2. Trello
   3. Google Drive
   4. Dropbox
   5. Amazon S3
   6. Discussions par courrier électronique
   7. Google Hangouts
   8. Chat Google
   9. Réunions Zoom
   10. Les ordinateurs personnels des gens
   11. Wiki interne
2. Planifier des réunions
3. Aider les gens avec leur courrier électronique
4. Outils de collaboration
5. Gestion des tâches partagées
6. Planification de projet
7. Où se trouvent les fichiers sources
8. Qui sont les souscripteurs actifs
9. Trouver des étendues de travail pour chaque souscripteur
10. Localisation des logos pour chaque souscripteur
11. Sujets et calendrier du sondage
12. Quel est le calendrier éditorial
13. Documenter le processus de…
    1. titre des épisodes de podcast
    2. publier un épisode
    3. me faire rembourser l'argent que j'ai dépensé
14. Sensibiliser les autres membres de l'équipe aux contenus du site Web
15. Laisser d'autres personnes me parler des problèmes du site Web
16. La liste de Tim
    1. Listes de diffusion pour les newsletters
    2. Outil de gestion des abonnements à la newsletter
    3. Pages de destination pour les liens dans les newsletters ou pour d'autres événements spéciaux
    4. Responsable de la relation client pour la partie ventes/souscription de l'entreprise
    5. Intégration avec e-mail – agréable à avoir
    6. Listes de suivi – agréable à avoir
    7. Offres de suivi – agréable à avoir

Je suis presque sûr qu'en évaluant d'autres entreprises, la plupart des gens aboutiraient à des listes très similaires. Je sais que nous ne sommes pas les seuls à essayer de résoudre ces problèmes. Ces problèmes ne sont pas uniques. Alors j’ai fait ce que tout le monde fait, je suis allé sur Google. En fait j'utilise Duck Duck Go, la raison est simple : « Notre politique de confidentialité est simple : nous ne collectons ni ne partageons aucune de vos informations personnelles. » J'ai commencé à rechercher « logiciel de collaboration », « partage de fichiers », « contrôle des révisions », « planification de groupe » et « listes de tâches partagées ».

De nombreuses solutions étaient disponibles via l'open source. Certains d’entre eux semblaient prometteurs, d’autres ne valaient pas le temps nécessaire à leur téléchargement. Ayant utilisé divers outils au cours de ma carrière, j'ai continué à comparer tout à Microsoft Exchange pour de nombreuses fonctionnalités ; courrier électronique, contacts, calendrier, gestion des tâches, calendriers partagés, tâches partagées, contacts partagés. Je suis parti à la recherche d'une solution Exchange hébergée. Celui que nous pouvons nous permettre, et c’est là que le logiciel en tant que service est utile.

Auparavant, j'avais utilisé Rackspace e-mail pour mon courrier personnel. J’en étais content. La raison pour laquelle j'ai arrêté, c'est qu'Apple l'a cassé. TApple a fait une mise à jour iOS et l'envoi d'e-mails plus longs était un problème. Je sais que leur soutien est excellent. Je sais également que cela résoudrait les problèmes de planification de groupe dans le cadre du service. Je savais aussi qu'ils proposaient un service Microsoft Exchange hébergé. En route vers Rackspace pour commander Exchange. Puis vint la surprise du jour, le SaaS réapparut. Pour le même prix que Microsoft Exchange hébergé, on pouvait s'abonner à Office 365 hébergé, y compris Exchange et SharePoint 365, Tu peux le voir ici.

J'ai examiné ma liste en la comparant aux applications d'Office 365.

1. Il y a des trucs partout ! – OneDrive, 1 To par utilisateur
2. Planification des réunions – Calendrier d’échange
3. Aider les gens avec leur courrier électronique – emailhelp.rackspace.com
4. Outils de collaboration – SharePoint, Planificateur, ToDo, Skype Entreprise,
5. Gestion des tâches partagées – SharePoint et Exchange
6. Planification de projet – Modèles SharePoint et sous-applications
7. Où se trouvent les fichiers sources – Tout dans OneDrive peut être géré dans SharePoint
8. Qui sont les souscripteurs actifs – SharePoint
9. Trouver des étendues de travail pour chaque souscripteur – OneNote ou SharePoint
10. Localisation des logos pour chaque souscripteur – OneDrive
11. Sujets de sondage et planification d'une page OneNote ou Sharepoint
12. Quel est le calendrier éditorial – Exchange ou SharePoint
13. Documenter le processus de… – SharePoint, OneNote
14. Sensibiliser les autres membres de l'équipe aux contenus du site Web – SharePoint, Yammer, Exchange
15. Laisser d'autres personnes me parler des problèmes liés au site Web – SharePoint, Yammer, Exchange
16. La liste de Tim
    1. Listes de diffusion pour les newsletters – Excel, Word et Outlook
    2. Outil de gestion des abonnements à la newsletter – Excel
    3. Pages de destination pour les liens dans les newsletters ou pour d’autres événements spéciaux – WordPress déjà utilisé
    4. Responsable relation client – ​​SharePoint, Exchange, OneDrive
    5. Intégration avec la messagerie électronique – Microsoft Flow
    6. Listes de suivi – SharePoint ou Exchange
    7. Suivi des offres – SharePoint

Oui, Microsoft a fait ses recherches et déterminé ce dont la plupart des entreprises ont besoin. Ils avaient intégré de nombreuses façons de travailler et avaient également recommandé des pratiques qui facilitaient les choses. Ils ont également ajouté des solutions lorsqu'ils n'avaient pas la bonne solution. Microsoft inclut Microsoft débit, un outil d'automatisation facile à utiliser. C’est là que ça brille vraiment. Automatisation qui inclut les connexions à d'autres services que nous utilisons. Par exemple, la solution de liste de diffusion utilisant Microsoft Office n'est pas aussi puissante que MailChimp, nous pouvons créer un lien entre nos données Microsoft et MailChimp facilement. Idem pour SurveyMonkey, Twitter WordPress, notre principal moteur de site web. Cela a également permis à Tim de personnaliser son processus de flux de travail pour répondre à ses besoins ; Je n’ai aucune modification à apporter à mon flux de travail ou à la solution de base.

Grâce à cette revue, j'ai découvert beaucoup de choses. J’ai réalisé des économies de près de 10 XNUMX $ US. La grande majorité de ce coût provient de la fin de notre abonnement à notre service CRM et de gestion des médias sociaux. Le service est puissant, trop puissant et ne répond pas réellement aux besoins d'AVNation. Cela n'aurait pas été réalisé si je ne m'étais pas assis pour examiner nos besoins, nos processus et nos logiciels pour voir s'ils étaient toujours alignés. Le nôtre ne l’a pas fait. J'ai pu trouver une solution qui a simplifié nos opérations quotidiennes (un seul endroit pour l'information) et nous a permis d'économiser de l'argent. Prendre le temps de revoir notre façon de travailler est quelque chose dont nous pouvons probablement tous bénéficier. Tant sur le plan personnel que professionnel.

Maintenant, si vous voulez bien m'excuser, je dois documenter les changements afin que Tim, Matt et George sachent ce que j'ai fait. Ce qui est bien, c'est que je sais exactement où le mettre maintenant.

Au moment d’écrire ces lignes, Bradford est un agent libre.