Brain Balloon di Bradford #0022 – Anno nuovo, nuovi processi

Come molti di voi sanno, sono stato licenziato da Harman Professional il 21 dicembre 2017. Questo articolo riguarda ciò che ho fatto da allora. Se stai cercando un post che parla male di Harman o sputa ogni sorta di veleno, continua a cercare. Questo articolo non è l'articolo che stai cercando. Inoltre, non lo userò come blog personale in cui parlo di giocare sulla neve e andare al cinema... ecc. Questo articolo riguarda ciò che ho fatto all'interno di AVNation.

Come alcuni di voi sanno, Tim si prende una vacanza annuale durante le festività natalizie. Quest'anno ha commesso un errore. Mi ha lasciato responsabile, e di fatto mi ha incaricato di apportare miglioramenti ai nostri processi; contro tutti i processi. Negli ultimi sei anni e mezzo abbiamo messo insieme i processi e la gestione dei dati di AVNation su base ad hoc. Poiché avevamo bisogno di cose, le abbiamo aggiunte. A volte senza pensare al futuro. (Questo è il modo educato per dire che non me l'hanno chiesto.) Di conseguenza vari dati vengono archiviati su diversi servizi o sul disco rigido di qualcuno. Inoltre nella testa di Tim c'erano altre cose oltre a Sugar Plum Fairies. Aveva accordi, argomenti di spettacolo, progetti, blog e pensieri degli Orsi. Ho indossato il mio completo da custode digitale e mi sono occupato dell'organizzazione e della pulizia.

Sono fiducioso che non siamo l'unica entità che aveva bisogno di eseguire questo processo, ogni azienda dovrebbe sottoporsi a questo processo su base regolare. Libera le aziende dal pantano della frase “Abbiamo sempre fatto così”. Permette invece alle persone di chiedersi: “Perché lo facciamo in questo modo?” So per esperienza che a volte viene implementato un nuovo software in modo che funzioni esattamente come il vecchio software, indipendentemente dal fatto che si tratti di una procedura consigliata o meno.

La prima domanda che mi sono posto è stata: “Sé, cosa rende difficile fare le cose di AVNation?” Ho stilato una lista. Alcuni di questi potrebbero anche rappresentare un problema nella tua organizzazione. L'elenco era più lungo di quanto pensassi. Ho incluso anche i commenti di Tim mentre stavamo valutando i nostri contratti software.

1. C'è roba dappertutto!
   1. Slack
   2. Trello
   3. Google drive
   4. dropbox
   5. Amazon S3
   6. Discussioni di posta elettronica
   7. Google Hangouts
   8. Google Chat
   9. Zoom riunioni
   10. I personal computer delle persone
   11. Wiki interno
2. Pianificazione di riunioni
3. Aiutare le persone con la loro posta elettronica
4. Strumenti di collaborazione
5. Gestione delle attività condivise
6. Pianificazione del progetto
7. Dove si trovano i file di origine
8. Chi sono i sottoscrittori attivi
9. Individuazione degli ambiti di lavoro per ciascun sottoscrittore
10. Individuazione dei loghi per ciascun sottoscrittore
11. Argomenti e programma del sondaggio
12. Qual è il calendario editoriale
13. Documentare il processo di...
    1. intitolare gli episodi dei podcast
    2. pubblicare un episodio
    3. ottenere il rimborso dei soldi spesi
14. Rendere gli altri membri del team consapevoli delle cose del sito web
15. Consentire ad altre persone di parlarmi dei problemi del sito web
16. La lista di Tim
    1. Elenchi e-mail per newsletter
    2. Strumento di gestione delle iscrizioni alle newsletter
    3. Pagine di destinazione per collegamenti nelle newsletter o per altri eventi speciali
    4. Responsabile delle relazioni con i clienti per la parte vendite/sottoscrizioni dell'azienda
    5. Integrazione con la posta elettronica: bello da avere
    6. Elenchi di monitoraggio: bello da avere
    7. Monitoraggio delle offerte: bello da avere

Sono abbastanza sicuro che valutando altre società, la maggior parte delle persone produrrebbe elenchi molto simili. So che non siamo gli unici a cercare di risolvere questi problemi. Questi problemi non sono unici. Quindi ho fatto quello che fa ogni persona, sono andato su Google. In realtà lo uso Duck Duck Go, il motivo è semplice: "La nostra politica sulla privacy è semplice: non raccogliamo né condividiamo nessuna delle tue informazioni personali." Ho iniziato a cercare "software di collaborazione", "condivisione di file", "controllo di revisione", "pianificazione di gruppo" ed "elenchi di attività condivise".

C'erano molte soluzioni disponibili tramite open source. Alcuni di questi sembravano promettenti, altri non valevano il tempo necessario per scaricarli. Avendo utilizzato vari strumenti nella mia carriera, ho continuato a confrontare tutto con Microsoft Exchange per molte funzionalità; e-mail, contatti, calendario, gestione attività, calendari condivisi, attività condivise, contatti condivisi. Sono andato alla ricerca di una soluzione Exchange ospitata. Uno che possiamo permetterci, ed è qui che il Software as a Service è utile.

In precedenza avevo utilizzato Rackspace e-mail per la mia posta personale. Ne ero felice. Il motivo per cui mi sono fermato è che Apple l'ha rotto. TApple ha effettuato un aggiornamento iOS e la posta elettronica più lunga è stata una spinta. So che il loro supporto è eccellente. So anche che risolverebbe i problemi di pianificazione di gruppo come parte del servizio. Sapevo anche che offrivano Microsoft Exchange ospitato. Vado a Rackspace per ordinare Exchange. Poi è arrivata la sorpresa della giornata, SaaS è arrivato di nuovo. Allo stesso prezzo di Microsoft Exchange ospitato, è possibile abbonarsi a Office 365 ospitato, inclusi Exchange e SharePoint 365, Potete vederlo qui.

Ho rivisto il mio elenco confrontandolo con le applicazioni di Office 365.

1. C'è roba dappertutto! – OneDrive, 1 TB per utente
2. Pianificazione riunioni – Calendario scambi
3. Aiutare le persone con la loro posta elettronica: emailhelp.rackspace.com
4. Strumenti di collaborazione: SharePoint, Planner, ToDo, Skype for Business,
5. Gestione di attività condivise: SharePoint ed Exchange
6. Pianificazione del progetto: modelli e app secondarie di SharePoint
7. Dove si trovano i file di origine: tutto in OneDrive può essere gestito in SharePoint
8. Chi sono i sottoscrittori attivi – SharePoint
9. Trovare gli ambiti di lavoro per ciascun sottoscrittore: OneNote o SharePoint
10. Individuazione dei loghi per ciascun sottoscrittore: OneDrive
11. Argomenti del sondaggio e pianificazione della pagina OneNote o SharePoint
12. Cos'è il calendario editoriale – Exchange o SharePoint
13. Documentare il processo di... – SharePoint, OneNote
14. Rendere gli altri membri del team consapevoli degli aspetti del sito Web: SharePoint, Yammer, Exchange
15. Consentire ad altre persone di parlarmi dei problemi del sito Web: SharePoint, Yammer, Exchange
16. La lista di Tim
    1. Elenchi e-mail per newsletter: Excel, Word e Outlook
    2. Strumento di gestione delle iscrizioni alle newsletter – Excel
    3. Pagine di destinazione per collegamenti nelle newsletter o per altri eventi speciali – WordPress già in uso
    4. Responsabile delle relazioni con i clienti: SharePoint, Exchange, OneDrive
    5. Integrazione con la posta elettronica – Microsoft Flow
    6. Elenchi di monitoraggio: SharePoint o Exchange
    7. Monitoraggio delle offerte: SharePoint

Sì, Microsoft ha svolto le proprie ricerche e ha capito di cosa ha bisogno la maggior parte delle aziende. Avevano molti modi di lavorare integrati, oltre a raccomandare pratiche che facevano funzionare le cose facilmente. Hanno anche aggiunto soluzioni per quando non avevano la soluzione adeguata. Microsoft include Microsoft Flusso, uno strumento di automazione facile da usare. Era lì che brillava davvero. Automazione che include connessioni ad altri servizi che utilizziamo. Ad esempio, la soluzione di lista di posta elettronica che utilizza Microsoft Office non è potente come MailChimp, possiamo creare facilmente un collegamento tra i nostri dati Microsoft e MailChimp. Lo stesso vale per SurveyMonkey, Twitter WordPress, il motore principale del nostro sito web. Ha inoltre consentito a Tim di personalizzare il processo del flusso di lavoro per soddisfare le sue esigenze; Non devo apportare alcuna modifica al mio flusso di lavoro o alla soluzione di base.

Attraverso questa recensione ho scoperto tantissime cose. Ho riscontrato un risparmio sui costi, quasi 10 dollari. La stragrande maggioranza di questo costo deriva dalla fine del nostro abbonamento al nostro servizio CRM e di gestione dei social media. Il servizio è potente, troppo potente e in realtà non soddisfa le esigenze di AVNation. Non l'avrei realizzato se non mi fossi seduto a rivedere le nostre esigenze, il nostro processo e il nostro software per vedere se sono ancora tutti allineati. Il nostro no. Sono riuscito a trovare una soluzione che ha semplificato le nostre operazioni quotidiane (un unico luogo per le informazioni) e ci ha fatto risparmiare denaro. Dedicare il tempo a rivedere il modo in cui stiamo lavorando è qualcosa da cui probabilmente tutti possiamo trarre beneficio. Sia a livello personale che professionale.

Ora, se volete scusarmi, devo documentare i cambiamenti in modo che Tim, Matt e George sappiano cosa ho fatto. La cosa bella è che adesso so esattamente dove metterlo.

Al momento in cui scrivo, Bradford è un agente libero.