بالون دماغ برادفورد رقم 0022 – عام جديد، عمليات جديدة

كما يعلم الكثير منكم، لقد تم تسريحي من شركة Harman Professional في 21 ديسمبر 2017. يدور هذا العمود حول ما كنت أفعله منذ ذلك الحين. إذا كنت تبحث عن منشور يتحدث بشكل سيء عن هارمان أو ينشر كل أنواع السم، فاستمر في البحث. هذه المقالة ليست هي المقالة التي تبحث عنها. كما أنني لن أستخدم هذه كمدونتي الشخصية التي تتحدث عن اللعب في الثلج والذهاب إلى السينما... إلخ. تتناول هذه المقالة ما كنت أفعله داخل AVNation.

كما يعلم البعض منكم، تيم يأخذ إجازة سنوية خلال موسم العطلات. هذا العام ارتكب خطأ. لقد تركني مسؤولاً، وفي الواقع كلّفني بإجراء تحسينات على عملياتنا؛ من جميع العمليات. لقد قمنا بتجميع عمليات AVNation وإدارة البيانات على مدار الأعوام الستة والنصف الماضية على أساس مخصص. كما كنا بحاجة إلى أشياء أضفناها. في بعض الأحيان دون التفكير في المستقبل. (هذه هي الطريقة المهذبة للقول إنهم لم يسألوني). ونتيجة لذلك، يتم تخزين أجزاء مختلفة من البيانات على خدمات مختلفة أو على القرص الصلب الخاص بشخص ما. بالإضافة إلى ذلك كانت هناك أشياء إلى جانب جنيات شوجر بلوم في رأس تيم. كان لديه اتفاقيات وموضوعات عرض ومشاريع ومدونات وأفكار الدببة. ارتديت زي البواب الرقمي الخاص بي وبدأت في التنظيم والتنظيف.

أنا واثق من أننا لسنا الكيان الوحيد الذي يحتاج إلى القيام بهذه العملية، يجب على كل شركة أن تخضع لهذه العملية بشكل منتظم. فهو يحرر الشركات من المستنقع من عبارة "لقد فعلنا ذلك دائمًا بهذه الطريقة". وبدلاً من ذلك، يسمح للناس بالتساؤل: "لماذا نفعل ذلك بهذه الطريقة؟" أعلم من تجربتي أنه في بعض الأحيان يتم تنفيذ برنامج جديد بحيث يعمل تمامًا مثل البرنامج القديم، سواء كان ذلك من أفضل الممارسات أم لا.

كان السؤال الأول الذي طرحته على نفسي هو "بنفسي، ما الذي يجعل القيام بأشياء AVNation أمرًا صعبًا؟" لقد توصلت إلى قائمة. قد تكون بعض هذه المشكلات أيضًا مشكلة في مؤسستك. القائمة كانت أطول مما اعتقدت أنها ستكون. لقد قمت أيضًا بتضمين تعليقات من تيم أثناء قيامنا بتقييم عقود البرامج الخاصة بنا.

1. الاشياء في كل مكان!
   1. فترة ركود
   2. Trello
   3. في Google Drive
   4. Dropbox
   5. الأمازون S3
   6. مواضيع البريد الإلكتروني
   7. في Google Hangouts
   8. دردشة جوجل
   9. تكبير الاجتماعات
   10. أجهزة الكمبيوتر الشخصية للناس
   11. ويكي داخلي
2. جدولة الاجتماعات
3. مساعدة الناس مع البريد الإلكتروني الخاص بهم
4. أدوات التعاون
5. إدارة المهام المشتركة
6. تخطيط المشروع
7. حيث توجد الملفات المصدر
8. من هم الضامنين النشطين
9. إيجاد نطاقات العمل لكل مكتتب
10. تحديد الشعارات الخاصة بكل مكتتب
11. موضوعات الاستطلاع والجدول الزمني
12. ما هو التقويم التحريري
13. توثيق عملية…
    1. تمليك حلقات البودكاست
    2. نشر حلقة
    3. الحصول على تعويض عن الأموال التي أنفقتها
14. توعية أعضاء الفريق الآخرين بأشياء الموقع
15. السماح للآخرين بإخباري عن مشكلات موقع الويب
16. قائمة تيم
    1. قوائم البريد الإلكتروني للنشرات الإخبارية
    2. أداة إدارة الاشتراكات في النشرة الإخبارية
    3. الصفحات المقصودة للروابط في النشرات الإخبارية أو للمناسبات الخاصة الأخرى
    4. مدير علاقات العملاء لجزء المبيعات / الاكتتاب في الشركة
    5. التكامل مع البريد الإلكتروني – من الجميل أن يكون لديك
    6. قوائم التتبع – من الجيد أن تمتلكها
    7. تتبع الصفقات - من الجيد أن يكون لديك

أنا متأكد تمامًا من أنه عند تقييم الشركات الأخرى، فإن معظم الأشخاص سيتوصلون إلى قوائم مشابهة جدًا. أعلم أننا لسنا الوحيدين الذين يحاولون معرفة هذه القضايا. هذه القضايا ليست فريدة من نوعها. لذلك فعلت ما يفعله كل شخص، ذهبت إلى جوجل. في الواقع أنا استخدم بطة الذهابوالسبب بسيط: "سياسة الخصوصية لدينا بسيطة: نحن لا نجمع أو نشارك أيًا من معلوماتك الشخصية." بدأت البحث عن "برامج التعاون"، و"مشاركة الملفات"، و"التحكم في المراجعة"، و"جدولة المجموعة"، و"قوائم المهام المشتركة".

كان هناك الكثير من الحلول المتاحة عبر المصادر المفتوحة. بدا بعضها واعدًا، وبعضها الآخر لم يكن يستحق الوقت المستغرق لتنزيلها. بعد أن استخدمت أدوات مختلفة في مسيرتي المهنية، ظللت أقارن كل شيء بـ Microsoft Exchange للعديد من الميزات؛ البريد الإلكتروني، جهات الاتصال، التقويم، إدارة المهام، التقويمات المشتركة، المهام المشتركة، جهات الاتصال المشتركة. لقد ذهبت للبحث عن حل Exchange مستضاف. شيء يمكننا تحمله، وهو المكان الذي تكون فيه البرامج كخدمة مفيدة.

في السابق كنت قد استخدمت راك سبيس البريد الإلكتروني لبريدي الشخصي. كنت سعيدا معها. سبب توقفي هو أن شركة آبل كسرتها. قامت شركة TApple بتحديث نظام التشغيل iOS وكان البريد الإلكتروني لفترة أطول بمثابة دفعة. أعلم أن دعمهم ممتاز. أعلم أيضًا أنه سيحل مشكلات جدولة المجموعة كجزء من الخدمة. كنت أعلم أيضًا أنهم عرضوا Microsoft Exchange المستضاف. انتقل إلى Rackspace لطلب Exchange. ثم جاءت مفاجأة اليوم، وهي ظهور SaaS مرة أخرى. بنفس سعر Microsoft Exchange المستضاف، يمكن للمرء الاشتراك في Office 365 المستضاف، بما في ذلك Exchange وSharePoint 365، يمكنك أن ترى هنا.

لقد قمت بمراجعة قائمتي ومقارنتها بالتطبيقات الموجودة في Office 365.

1. الاشياء في كل مكان! - OneDrive، 1 تيرابايت لكل مستخدم
2. جدولة الاجتماعات – تبادل التقويم
3. مساعدة الأشخاص في بريدهم الإلكتروني – emailhelp.rackspace.com
4. أدوات التعاون – SharePoint، وPlanner، وToDo، وSkype for Business،
5. إدارة المهام المشتركة – SharePoint وExchange
6. تخطيط المشروع – قوالب SharePoint والتطبيقات الفرعية
7. مكان وجود الملفات المصدر – يمكن إدارة كل ما في OneDrive في SharePoint
8. من هم الضامنين النشطين – SharePoint
9. العثور على نطاقات العمل لكل ضامن - OneNote أو SharePoint
10. تحديد موقع الشعارات لكل ضامن - OneDrive
11. موضوعات الاستطلاع والجدول الزمني لـ OneNote أو Sharepoint Page
12. ما هو التقويم التحريري – Exchange أو SharePoint
13. توثيق عملية... - SharePoint، OneNote
14. توعية أعضاء الفريق الآخرين بأشياء موقع الويب – SharePoint وYammer وExchange
15. السماح للآخرين بإخباري عن مشكلات موقع الويب - SharePoint، وYammer، وExchange
16. قائمة تيم
    1. قوائم البريد الإلكتروني للنشرات الإخبارية – Excel وWord وOutlook
    2. أداة إدارة اشتراكات الرسائل الإخبارية - Excel
    3. الصفحات المقصودة للروابط في النشرات الإخبارية أو للمناسبات الخاصة الأخرى - يتم استخدام WordPress بالفعل
    4. مدير علاقات العملاء – SharePoint وExchange وOneDrive
    5. التكامل مع البريد الإلكتروني – Microsoft Flow
    6. قوائم التتبع – SharePoint أو Exchange
    7. تتبع الصفقات – SharePoint

نعم، لقد أجرت شركة Microsoft أبحاثها واكتشفت ما تحتاجه معظم الشركات. كان لديهم الكثير من الطرق للعمل، كما أوصوا بممارسات تجعل الأمور تعمل بسهولة. لقد أضافوا أيضًا حلولاً عندما لم يكن لديهم الحل المناسب. تتضمن مايكروسوفت مايكروسوفت التدفق، أداة أتمتة سهلة الاستخدام. كان هذا هو المكان الذي يشرق فيه حقًا. الأتمتة التي تتضمن اتصالات بالخدمات الأخرى التي نستخدمها. على سبيل المثال، حل قائمة البريد الإلكتروني باستخدام Microsoft Office ليس بنفس قوة MailChimp، يمكننا إنشاء رابط بين بيانات Microsoft الخاصة بنا وMailChimp بسهولة. الأمر نفسه ينطبق على SurveyMonkey وTwitter WordPress، وهو محرك موقعنا الرئيسي. كما أنها سمحت لتيم بتخصيص عملية سير العمل الخاصة به لتلبية احتياجاته؛ لا يتعين علي إجراء أي تغييرات على سير العمل أو الحل الأساسي.

من خلال هذه المراجعة اكتشفت الكثير من الأشياء. لقد وجدت وفورات في التكاليف، حوالي 10 آلاف دولار أمريكي. الغالبية العظمى من هذه التكلفة تأتي من إنهاء اشتراكنا في خدمة إدارة علاقات العملاء وإدارة الوسائط الاجتماعية. الخدمة قوية وقوية للغاية ولا تلبي في الواقع احتياجات AVNation. لم يكن من الممكن تحقيق ذلك لو لم أجلس لمراجعة احتياجاتنا وعملياتنا وبرامجنا لمعرفة ما إذا كانت جميعها لا تزال متوافقة. لم نفعل ذلك. لقد تمكنت من التوصل إلى حل يبسط عملياتنا اليومية (موقع واحد للمعلومات) ويوفر لنا المال. إن قضاء الوقت في مراجعة كيفية عملنا هو أمر يمكننا جميعًا الاستفادة منه. سواء على المستوى الشخصي أو المهني.

والآن، إذا سمحتم لي، يجب أن أقوم بتوثيق التغييرات حتى يعرف تيم ومات وجورج ما فعلته. الشيء العظيم هو أنني أعرف بالضبط أين أضعه الآن.

وفي وقت كتابة هذه السطور، كان برادفورد وكيلًا حرًا.