Как многие из вас знают, меня уволили из Harman Professional 21 декабря 2017 года. Эта колонка о том, чем я занимаюсь с тех пор. Если вы ищете пост, в котором говорится плохо о Хармане или извергается всякая злоба, продолжайте искать. Эта статья не та статья, которую вы ищете. Я также не собираюсь использовать это как свой личный блог, рассказывая об играх в снегу, походах в кино… и т. д. Эта статья о том, чем я занимаюсь в AVNation.
Как некоторые из вас знают, Тим берет ежегодный отпуск во время курортного сезона. В этом году он совершил ошибку. Он оставил меня ответственным и фактически поручил мне вносить улучшения в наши процессы; Найти процессы. За последние шесть с половиной лет мы объединили процессы и управление данными AVNation на разовой основе. Поскольку нам что-то было нужно, мы добавляли его. Иногда не думая о будущем. (Это вежливый способ сказать, что они меня не спрашивали.) В результате различные фрагменты данных хранятся в разных сервисах или на чьем-то жестком диске. Кроме того, в голове Тима были и другие вещи, помимо Феи Сахарной Сливы. У него были договоренности, темы шоу, проекты, блоги и мысли о Медведях. Я надел свой цифровой костюм уборщика и занялся наведением порядка и уборкой.
Я уверен, что мы не единственная организация, которой необходимо пройти этот процесс, каждая компания должна проходить этот процесс на регулярной основе. Это освобождает компании от трясины фразы: «Мы всегда поступали так». Вместо этого это позволяет людям спрашивать: «Почему мы делаем это таким образом?» По опыту я знаю, что иногда новое программное обеспечение внедряется так, что оно действует точно так же, как старое, независимо от того, является ли это лучшей практикой или нет.
Первый вопрос, который я задал себе, был: «Что усложняет работу с AVNation?» Я придумал список. Некоторые из них также могут быть проблемой в вашей организации. Список оказался длиннее, чем я думал. Я также включил комментарии Тима, когда мы оценивали наши контракты на программное обеспечение.
- Вещи повсюду!
- Вялый
- Trello
- Google Drive
- Dropbox
- Amazon S3
- Темы электронной почты
- Google Hangouts
- Google Чаты
- Zoom Встречи
- Персональные компьютеры людей
- Внутренняя вики
- Планирование встреч
- Помощь людям с их электронной почтой
- Инструменты совместной работы
- Управление общими задачами
- Планирование проекта
- Где находятся исходные файлы
- Кто является активными андеррайтерами
- Определение объемов работ для каждого андеррайтера
- Расположение логотипов для каждого андеррайтера
- Темы и расписание опросов
- Какой редакционный календарь
- Документирование процесса…
- название эпизодов подкаста
- публикую эпизод
- получить возмещение за потраченные деньги
- Информирование других членов команды о материалах веб-сайта
- Разрешить другим людям рассказывать мне о проблемах на сайте
- Список Тима
- Списки адресов электронной почты для информационных бюллетеней
- Инструмент управления подписками на информационные бюллетени
- Целевые страницы для ссылок в информационных бюллетенях или для других специальных мероприятий.
- Менеджер по работе с клиентами отдела продаж/андеррайтинга
- Интеграция с электронной почтой – приятно иметь
- Списки отслеживания – приятно иметь
- Отслеживание сделок – приятно иметь
Я почти уверен, что, оценивая другие компании, большинство людей составят очень похожие списки. Я знаю, что мы не единственные, кто пытается разобраться в этих вопросах. Эти проблемы не уникальны. Итак, я сделал то, что делает каждый человек: я пошел в Google. На самом деле я использую Duck Duck Go, причина проста: «Наша политика конфиденциальности проста: мы не собираем и не передаем вашу личную информацию». Я начал искать «программное обеспечение для совместной работы», «обмен файлами», «контроль версий», «групповое планирование» и «списки общих задач».
Было много решений, доступных через открытый исходный код. Некоторые из них выглядели многообещающе, некоторые не стоили времени, потраченного на их загрузку. За свою карьеру я использовал различные инструменты и постоянно сравнивал все с Microsoft Exchange по многим функциям; электронная почта, контакты, календарь, управление задачами, общие календари, общие задачи, общие контакты. Я отправился на поиски размещенного решения Exchange. Тот, который мы можем себе позволить, и именно здесь может оказаться полезным Программное обеспечение как услуга.
Раньше я использовал Rackspace электронная почта для моей личной почты. Я был этому рад. Причина, по которой я остановился, заключалась в том, что Apple сломала это. TApple выпустила обновление iOS, и удлинение электронной почты стало толчком. Я знаю, что их поддержка превосходна. Я также знаю, что это решит проблемы группового планирования в рамках услуги. Я также знал, что они предлагают хостинг Microsoft Exchange. Отправляемся в Rackspace, чтобы заказать Exchange. Затем последовал сюрприз дня: снова появился SaaS. По той же цене, что и размещенный Microsoft Exchange, можно подписаться на размещенный Office 365, включая Exchange и SharePoint 365. Вы можете видеть это здесь.
Я просмотрел свой список, сравнив его с приложениями в Office 365.
- Вещи повсюду! – OneDrive, 1 ТБ на пользователя
- Планирование встреч – Календарь обмена
- Помощь людям с электронной почтой – emailhelp.rackspace.com
- Инструменты для совместной работы — SharePoint, Planner, ToDo, Skype для бизнеса,
- Управление общими задачами – SharePoint и Exchange
- Планирование проекта — шаблоны SharePoint и дополнительные приложения
- Где расположены исходные файлы: всем, что есть в OneDrive, можно управлять в SharePoint.
- Кто является активными андеррайтерами – SharePoint
- Определение объемов работ для каждого андеррайтера – OneNote или SharePoint
- Поиск логотипов для каждого андеррайтера – OneDrive
- Темы и расписание опросов на странице OneNote или Sharepoint
- Какой редакционный календарь – Exchange или SharePoint?
- Документирование процесса… – SharePoint, OneNote
- Информирование других членов команды о материалах веб-сайта — SharePoint, Yammer, Exchange.
- Разрешение другим людям рассказывать мне о проблемах с веб-сайтом – SharePoint, Yammer, Exchange
- Список Тима
- Списки адресов электронной почты для информационных бюллетеней – Excel, Word и Outlook
- Инструмент управления подписками на информационные бюллетени – Excel
- Целевые страницы для ссылок в информационных бюллетенях или для других специальных мероприятий — WordPress уже используется.
- Менеджер по работе с клиентами – SharePoint, Exchange, OneDrive
- Интеграция с электронной почтой — Microsoft Flow
- Списки отслеживания — SharePoint или Exchange
- Отслеживание сделок – SharePoint
Да, Microsoft провела исследование и выяснила, что нужно большинству предприятий. У них было множество встроенных способов работы, а также рекомендации, которые облегчали работу. Они также добавили решения для тех случаев, когда у них не было подходящего решения. Microsoft включает в себя Microsoft Flow, простой в использовании инструмент автоматизации. Вот где это действительно сияет. Автоматизация, включающая подключение к другим сервисам, которые мы используем. Например, решение для списка электронной почты с использованием Microsoft Office не такое мощное, как MailChimp, мы можем легко создать связь между нашими данными Microsoft и MailChimp. То же самое касается SurveyMonkey, Twitter WordPress, нашего основного движка веб-сайта. Это также позволило Тиму настроить рабочий процесс в соответствии со своими потребностями; Мне не нужно вносить какие-либо изменения в рабочий процесс или базовое решение.
Благодаря этому обзору я узнал много вещей. Я обнаружил экономию средств, почти 10 тысяч долларов США. Подавляющая часть этих затрат связана с прекращением нашей подписки на нашу службу CRM и управления социальными сетями. Сервис мощный, слишком мощный и фактически не отвечает потребностям AVNation. Это не было бы реализовано, если бы я не исследовал наши потребности, наши процессы и наше программное обеспечение, чтобы убедиться, что все они по-прежнему совпадают. Наши этого не сделали. Мне удалось найти решение, которое упростило наши повседневные операции (одно место для получения информации) и сэкономило нам деньги. Потратить время на обзор того, как мы работаем, — это то, что, вероятно, принесет пользу каждому из нас. И на личном, и на профессиональном уровне.
Теперь, если вы меня извините, мне нужно задокументировать изменения, чтобы Тим, Мэтт и Джордж знали, что я сделал. Самое замечательное, что теперь я точно знаю, куда это положить.
На момент написания этой статьи Брэдфорд является свободным агентом.
[…] опубликовано на AVNation.tv 11 января, […]