布拉德福德的大脑气球 #0022 – 新年，新流程

正如你们很多人所知，我于 21 年 2017 月 XNUMX 日被 Harman Professional 解雇。本专栏介绍的是我从那时起一直在做的事情。如果您正在寻找一篇谈论哈曼坏话或喷出各种恶毒言论的帖子，请继续寻找。这篇文章不是您正在寻找的文章。我也不打算将其用作我的个人博客，谈论在雪地里玩耍和看电影等。这篇文章是关于我在 AVNation 中所做的事情。

正如你们中的一些人所知，蒂姆每年都会在假期期间休假。今年，他犯了一个错误。他让我负责，实际上委托我改进我们的流程； 所有 流程。在过去六年半的时间里，我们临时拼凑了 AVNation 的流程和数据管理。当我们需要一些东西时，我们添加了它们。有时不去思考未来。 （这是礼貌地表示他们没有问我。）因此，各种数据存储在不同的服务或某人的硬盘上。此外，蒂姆的脑子里除了糖梅仙子之外还有其他东西。他有协议、展示主题、项目、博客和熊队的想法。我穿上数字看门人的服装，开始整理和清洁工作。

我相信我们不是唯一需要执行此流程的实体，每个公司都应该定期执行此流程。它将公司从“我们一直都是这样做的”这句话的泥潭中解放出来。相反，它让人们问：“我们为什么要这样做？”我从经验中知道，有时新软件的实施使其与旧软件的行为一样，无论这是否是最佳实践。

我问自己的第一个问题是“自我，是什么让做 AVNation 的事情变得困难？”我想出了一个清单。其中一些也可能是您组织中的一个问题。清单比我想象的要长。我还纳入了蒂姆在我们评估软件合同时的评论。

1. 东西到处都是！
   1. 松弛
   2. Trello
   3. Google Drive
   4. Dropbox
   5. Amazon S3
   6. 电子邮件主题
   7. 谷歌视频群聊
   8. 谷歌聊天
   9. 缩放会议
   10. 人们的个人电脑
   11. 内部维基
2. 安排会议
3. 帮助人们处理电子邮件
4. 协作工具
5. 管理共享任务
6. 项目计划
7. 源文件所在的位置
8. 谁是活跃的承销商
9. 确定每个承保人的工作范围
10. 找到每个承销商的徽标
11. 投票主题及时间表
12. 什么是编辑日历
13. 记录…的过程
    1. 为播客剧集命名
    2. 发布一集
    3. 偿还我所花的钱
14. 让其他团队成员了解网站内容
15. 让其他人告诉我网站问题
16. 蒂姆的名单
    1. 时事通讯的电子邮件列表
    2. 新闻通讯订阅管理工具
    3. 时事通讯或其他特别活动链接的登陆页面
    4. 负责业务销售/承保部分的客户关系经理
    5. 与电子邮件集成 – 很高兴拥有
    6. 跟踪列表 – 很高兴拥有
    7. 追踪优惠 – 很高兴拥有

我很确定在评估其他公司时，大多数人都会列出非常相似的清单。我知道我们并不是唯一试图解决这些问题的人。这些问题并不是独一无二的。所以我做了每个人都会做的事情，我去了谷歌。其实我用 鸭鸭去原因很简单：“我们的隐私政策很简单：我们不会收集或分享您的任何个人信息。”我开始搜索“协作软件”、“文件共享”、“修订控制”、“小组调度”和“共享任务列表”。

通过开源有很多可用的解决方案。其中有些看起来很有前途，有些则不值得花时间下载。在我的职业生涯中使用过各种工具后，我不断将所有工具与 Microsoft Exchange 的许多功能进行比较；电子邮件、联系人、日历、任务管理、共享日历、共享任务、共享联系人。我开始寻找托管 Exchange 解决方案。我们可以负担得起，这就是软件即服务的有用之处。

以前我用过 Rackspace 我的个人邮件的电子邮件。我很高兴。我停下来的原因是苹果打破了它。 TApple 进行了 iOS 更新，并推送了更长的电子邮件。我知道他们的支持非常好。我还知道作为服务的一部分，它可以解决团体调度问题。我还知道他们提供托管的 Microsoft Exchange。前往 Rackspace 订购 Exchange。然后那天的惊喜来了，SaaS 又来了。以与托管 Microsoft Exchange 相同的价格，可以订阅托管 Office 365，包括 Exchange 和 SharePoint 365， 你可以在这里看到它.

我查看了我的列表，将其与 Office 365 中的应用程序进行了比较。

1. 东西到处都是！ – OneDrive，每个用户 1TB
2. 安排会议 – Exchange 日历
3. 帮助人们处理电子邮件 – emailhelp.rackspace.com
4. 协作工具 – SharePoint、Planner、ToDo、Skype for Business、
5. 管理共享任务 – SharePoint 和 Exchange
6. 项目规划 - SharePoint 模板和子应用程序
7. 源文件所在位置 – OneDrive 中的所有内容都可以在 SharePoint 中管理
8. 谁是活跃的承销商 – SharePoint
9. 查找每个承保人的工作范围 - OneNote 或 SharePoint
10. 找到每个承销商的徽标 - OneDrive
11. 投票主题和时间表 OneNote 或 Sharepoint 页面
12. 什么是编辑日历 – Exchange 或 SharePoint
13. 记录......的过程 – SharePoint、OneNote
14. 让其他团队成员了解网站内容 – SharePoint、Yammer、Exchange
15. 让其他人告诉我有关网站问题的信息 – SharePoint、Yammer、Exchange
16. 蒂姆的名单
    1. 时事通讯的电子邮件列表 – Excel、Word 和 Outlook
    2. 新闻通讯订阅管理工具 – Excel
    3. 时事通讯或其他特殊活动链接的登陆页面 – WordPress 已在使用
    4. 客户关系经理 – SharePoint、Exchange、OneDrive
    5. 与电子邮件集成 – Microsoft Flow
    6. 跟踪列表 - SharePoint 或 Exchange
    7. 跟踪交易 – SharePoint

是的，微软已经完成了研究并找出了大多数企业的需求。他们内置了很多工作方法，并且还推荐了使事情变得轻松的实践。当他们没有适当的解决方案时，他们还添加了解决方案。微软包括 Microsoft Flow，一个易于使用的自动化工具。这才是它真正闪光的地方。自动化包括与我们使用的其他服务的连接。例如，使用Microsoft Office的电子邮件列表解决方案不如MailChimp强大，我们可以轻松地在Microsoft数据和MailChimp之间创建链接。我们的主要网站引擎 SurveyMonkey、Twitter WordPress 也是如此。它还允许蒂姆定制他的工作流程以满足他的需求；我不必对我的工作流程或基本解决方案进行任何更改。

通过这次回顾，我发现了很多东西。我发现成本节省了近 10 万美元。其中绝大多数成本来自于终止我们对 CRM 和社交媒体管理服务的订阅。服务太强大了，太强大了，实际上并不能满足AVNation的需求。如果我没有坐下来审查我们的需求、我们的流程和我们的软件，看看它们是否仍然一致，我就不会意识到这一点。我们的没有。我想出了一个解决方案，简化了我们的日常运营（一个信息位置）并节省了我们的钱。花时间回顾我们的工作方式可能会让我们所有人受益。无论是在个人还是专业层面上。

现在请原谅，我必须记录这些更改，以便蒂姆、马特和乔治知道我做了什么。最棒的是我现在确切地知道该把它放在哪里。

在撰写本文时，布拉德福德是一名自由球员。